Control de costes: máxima prioridad para los gestores de viajes

Carlson Wagonlit Travel ha publicado hoy su informe Prioridades de la gestión de viajes para 2013 basado en los resultados de una encuesta internacional llevada a cabo entre 800 gestores de viajes. En la realización de la encuesta se tuvo en cuenta tanto a empresas de tamaño medio con programas nacionales y un gasto anual en viajes de alrededor de 2 millones de dólares estadounidenses como a compañías con programas de viajes internacionales y un gasto anual en viajes de más de 100 millones de dólares estadounidenses.

Los gestores de viajes concentrarán sus esfuerzos en la obtención de ahorros

El informe muestra que la clasificación general de prioridades para 2013 es muy similar a la de 2012. Los responsables de compras de viajes se centrarán en aquellas áreas que representan las mayores oportunidades de ahorro y dejarán en segundo plano aquellas asociadas con la experiencia del viajero.

Esta afirmación es cierta independientemente del tamaño de la empresa, el sector de actividad, el presupuesto en viajes o el alcance del programa de viajes.

“El panorama económico hace que los responsables de compras se vean sometidos a una presión continua para reducir gastos y gestionar el programa de viajes de manera más efectiva desde el punto de vista de los costes”, comentó Christophe Renard, vicepresidente de Marketing, Comunicación e Inteligencia de Negocio de CWT. “Teniendo en cuenta que los desplazamientos aéreos y terrestres suponen la mayor parte del gasto dentro de un programa de viajes no es sorprendente que sean la prioridad número uno para la mayor parte de los gestores a pesar de que se trate de un área que está ya muy avanzada en términos de optimización”.

Christophe Renard.

Las medidas que los gestores de viajes planean adoptar para alcanzar estos objetivos varían en función de la región. En Norteamérica los responsables de compras buscarán consolidar aún más sus programas y estandarizar procesos. En Asia Pacífico darán mayor relevancia al cumplimiento de la política de viajes y a los canales de reserva preferentes. En Latinoamérica se concentrarán en implementar normas para reservar con antelación y reforzarán las políticas en el capítulo del alquiler de coches. En Europa, Oriente Medio y África las políticas de aéreo y tren se harán más restrictivas para reducir los costes en transporte aéreo y terrestre.

Los responsables de compras con una responsabilidad internacional son los únicos que van a gestionar el cumplimiento de la política de viajes por parte de los viajeros utilizando tecnología 2.0. Las tres acciones principales que van a llevar a cabo para alcanzar este objetivo son: ofrecer servicios móviles a los viajeros, implementar herramientas de social media y proporcionar a sus viajeros un portal de viajeros web. Para lograr el mismo objetivo los responsables de compras de viajes regionales utilizarán alternativas más tradicionales como la comunicación y la formación.

“Los gestores de viajes con una responsabilidad global son más proclives a probar nuevos procedimientos y técnicas. Suelen ser muy vanguardistas a la hora de optimizar sus programas de viajes y, como resultado, a menudo buscan afrontar los nuevos retos utilizando métodos innovadores”, explicó Renard.

Las tendencias de los viajes de negocios muestran los retos de 2013

La segunda parte del informe versa sobre las tendencias de los viajes de negocios en 2013 y profundiza en los cambios que previsiblemente se producirán este año así como en los retos derivados del actual clima económico y la constante evolución del panorama de los viajes de negocios.

Desde el punto de vista de los precios es probable que la inflación global afecte a estos ligeramente con aumentos por debajo del 5%. Además, los gestores de viajes deberán monitorizar muy de cerca tanto los programas como a los proveedores. También deberán prestar especial atención a áreas como los cargos por servicios complementarios y los sobrecargos por combustible.

Los cambios tecnológicos afectarán a los procesos de viaje. La tecnología influenciada por el consumidor entrará en los viajes corporativos de la mano de servicios como las páginas web que recogen opiniones y aplicaciones móviles diseñadas específicamente para los viajeros de negocios.

La gestión de viajes 2.0 también será un tema candente en 2013. Las empresas buscarán el equilibrio entre ejercer un nivel adecuado de control sobre los comportamientos de reserva de los viajeros y la gestión de los viajes para garantizar que están dentro del presupuesto y que cumplen con los requisitos de prevención y seguridad.

Por último, la gestión del riesgo también jugará un papel clave ya que las empresas envían cada vez más a sus viajeros a lugares conflictivos y el deber de diligencia durante los desplazamientos profesionales forma parte de la responsabilidad legal de las empresas para con sus empleados.