Las empresas pierden tiempo y dinero por no automatizar los gastos de viaje

Tiques que se extravían o que se deterioran, notas de gasto manuales o en un simple archivo Excel… Las empresas llevan un control deficiente de los gastos que se generan durante los viajes de sus empleados y eso les supone lentitud en los procesos administrativos, así como perder la recuperación del IVA. A pesar de que existen soluciones tecnológicas en el mercado, son minoría las que las utilizan. Forum Business Travel ha analizado esta realidad en dos jornadas profesionales celebradas en Madrid y Barcelona.

A nivel mundial, el 65% de las empresas gestiona manualmente los gastos generados durante los desplazamientos profesionales (taxis, restaurantes, peajes, parkings, consumiciones, etc.), con un formulario en papel, un fichero Excel o un mero control visual. Un 41% considera el control de estos gastos como un objetivo prioritario para 2016, sobre todo teniendo en cuenta que la previsión para este año es de un incremento del 4,9%.

Son algunos datos aportados en las últimas sesiones de Forum Business Travel, que han constatado el bajo índice de automatización en un capítulo que en algunos casos puede ser incluso mayor que el atribuido al transporte aéreo, el alojamiento y el alquiler de vehículos. Como explica Montse Díaz, experta en Travel Management, a pesar de que existen en el mercado soluciones multiherramienta, “las empresas pierden mucho dinero en IVA no recuperado, que supone alrededor de un 14% del gasto”.

Pero también está el coste administrativo. Según datos basados en varios estudios ofrecidos por Gaëlle Cheveu Mongreville, responsable de Notilus España, los costes indirectos representan el 4,6% del presupuesto de viajes. Al menos en Europa, esta partida alcanza una media de 563 € por viajero y año. Es decir, cada vez que alguien se desplaza por motivos profesionales, su empresa tiene que dedicar 26 € a procesos de gestión.

Para mejorar el control, Mongreville recomienda definir una política de reembolsos, uniformizar los procedimientos, automatizar la contabilización y pagar con tarjetas corporativas. En este sentido, Óscar García, socio cofundador de FBT, llamó la atención sobre los nuevos actores: “Apple, Google y Facebook están trabajando en sistemas de pago electrónicos que pueden revolucionar los procesos de liquidación de gastos, un negocio nuevo para ellos con el que pretenden romper el mercado”.

Los dispositivos móviles van a ser determinantes en este campo. Muchas empresas utilizan ya sistemas de digitalización de tiques y recibos de viajes, a los que solo es necesario sacar una foto para volcar los datos en el sistema contable. Algunas de estas herramientas están homologadas por la Agencia Tributaria, por lo que ya no es necesario conservar comprobantes en papel.

Según Charles de Bonnecorse, director de Ventas para España en American Express Global Business Travel, “desde hace tiempo las empresas no demandan únicamente una simple gestión de sus viajes corporativos, sino que necesitan un aliado estratégico que les ayude a tener un control exhaustivo de todas las partidas de gastos relacionadas con el viaje de negocios. Para poder dar este soporte es necesario contar con las soluciones tecnológicas adecuadas que aseguran este control continuo, que garantizan el cumplimiento de los presupuestos y que maximizan los ahorros en gastos y procesos.”