El futuro de los eventos: cómo convivirán los encuentros presenciales y online

Para analizar el devenir de los encuentros profesionales, el congreso planteó un formato de debate denominado “Oxford”, en el que dos personas destacaron las ventajas de los eventos online y explicaron por qué creen que están en riesgo los presenciales, y otras dos pusieron el énfasis en las ventajas de los encuentros físicos.

De un lado, Raquel Roca, speaker, consultora y docente en temas de transformación digital y cultura, y Carmen Gil, de la firma Fase 20 Servicios Integrales de Congresos (SIC), de la delegación OPC Andalucía, expusieron que los eventos presenciales están en riesgo.

Para defender sus argumentos, Carmen Gil explicó que “el ROI [retorno de la inversión] ya no se da por supuesto. Las empresas demandan métricas claras del retorno para poder valorar la inversión en eventos presenciales, ya no basta con la experiencia de la que tanto presumen”.

Debate con formato Oxford sobre el futuro de los encuentros profesionales. Fuente: Hosteltur.

Señaló que los jóvenes no consumen los eventos de la misma forma, priorizan los encuentros participativos con un objetivo claro e interactivo. “Ya no quieren solo asistir al evento, quieren formar parte de él, crear comunidad y estar conectados 24/7, y eso el online lo sabe hacer muy bien”, comentó.

Destacó también la vulnerabilidad de las reuniones presenciales ante factores externos como una climatología adversa o problemas logísticos. En este sentido, Raquel Roca aclaró que no defienden los eventos online sobre los presenciales, hacen hincapié en la vulnerabilidad de estos últimos.

Contacto humano y conocimiento

En el otro lado, Mariano Rodríguez, director general de Mediapro Events y presidente de AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas) y Carolina Arroyo, directora de Market Access y Relaciones Institucionales en Oximesa Nippon Gases., destacaron el valor de los encuentros cara a cara.

En opinión de Arroyo, los eventos presenciales no están en riesgo, aunque “quizá se pueda hacer algún cambio”. Expuso que aportan valores como el conocimiento, la interacción humana, la comunicación que se genera en las conversaciones de pasillo, más allá de las mesas redondas. Suponen “más tiempo compartido, networking, convivencia y ofrecen mayor capacidad de concentración”, indicó. Señaló, además, que “generan debate, emociones y sobre todo una memoria colectiva”, mientras que “los congresos online informan más que transforman”, agregó.

A juicio de Mariano Rodríguez, “por encima de la vulnerabilidad está la capacidad de convertir los riesgos en oportunidades”.

Reconoce que en los eventos se podría aplicar mejor la tecnología, “no hemos dado con la clave para aprovechar mejor la inteligencia artificial, pero a pesar de esas vulnerabilidades estamos construyendo un sector que ha crecido en los últimos años por encima del 7%”.

“Vivimos en la era más digital de la historia, cuanto más digitales somos, más necesidad de presencialidad tenemos”, aseveró Rodríguez

No obstante, aclaró que no rechazan la digitalización: “lo digital no es contrario a lo presencial, todos queremos que haya herramientas, pero la tecnología no puede ser el fin, el único lugar donde nos encontremos. La tecnología tiene que estar al servicio, lo que buscamos es impacto y la mejor manera de conseguirlo es en persona”.

Proyecto europeo

Sonia Serracarbassa, directora del Cataluña Convention Bureau, presentó “Be Future”, un proyecto coordinado por la Agencia Catalana de Turismo y cofinanciado por la Unión Europea, que persigue un nuevo modelo de negocio de eventos para Europa. Destacó que, entre los retos de futuro se requiere una mayor adaptación tecnológica. “Tenemos que ir a modelos de negocio más digitales”, indicó, al tiempo que subrayó que, a su vez, los virtuales "traen más eventos presenciales”.

"Nos falta incluir más procesos de modelos de negocio innovadores y de aplicación tecnológica", afirmó. Aunque este sector está aplicando soluciones y la digitalización está ya muy presente en los OPC, cree que "falta mucho recorrido para llegar a una transformación como están haciendo otros sectores".

Con este objetivo se pone en marcha "Be Future", con la idea de trabajar a nivel internacional y definir el modelo de negocio en el futuro de los eventos profesionales.

Sonia Serracarbassa, directora del Cataluña Convention Bureau. Fuente: OPC Spain.

Cómo atraer eventos internacionales

Para la presidenta de OPC España, Matilde Almandoz, "las empresas organizadoras de congresos (OPC) en España juegan en la “Champions League” por su alta capacidad para operar en un sector en crecimiento".

Teniendo en cuenta este posicionamiento, otro de los ejes temáticos del encuentro de OPC Spain fue la internacionalización de los eventos. Es decir, cómo atraer y captar eventos procedentes de otros países que incrementen la rentabilidad y den acceso a nuevos mercados.

En este sentido, para Kepa Olarrieta, del Convention Bureau de Bilbao, es fundamental que haya un liderazgo fuerte y sólido para ganar una candidatura, que tiene que ir de la mano de otros elementos, como un apoyo económico. Destacó también la confianza como otro eje fundamental.

“Somos entes de desarrollo económico del destino y dinamizadores de la economía de las comunidades y eso va ligado con la estrategia de captación de congresos internacionales”, afirmó Eva Garde, directora del Convention Bureau de Granada. A su juicio, para atraer congresos procedentes de otros países es esencial una buena estrategia, mientras que en su caso la parte de financiación “casi nunca es decisiva”. En el ámbito del conocimiento, “también es necesario el liderazgo científico”, agregó.

Cristina García Luján, gerente de Eurocongres, de la delegación OPC Andalucía, a la izquierda de la imagen, moderó un debate con Kepa Olarrieta, Eva Garde y Carmen Arjona, representantes de los Convention Bureaux de Bilbao, Granada y Sevilla, además de Estefanía Montes, del CEFC de Córdoba, y Paola Pizza, exdirectora del Convention Bureau de Bogotá de Medellín. Fuente: Hosteltur.

La figura de un líder

Dependerá mucho del tipo de congreso, dijo Carmen Arjona, directora del Convention Bureau de Sevilla, pero, en cualquier caso, es muy importante la estrategia de este departamento, así como la posibilidad de contar con las personas adecuadas para atraer una candidatura.

Estefanía Montes, del Centro de Exposiciones, Ferias y Convenciones de Córdoba (CEFC), valoró también la conveniencia de contar con “la persona adecuada en el momento adecuado como elemento diferenciador” –un ejemplo puede ser un médico de referencia de la ciudad que tenga capacidad para atraer asistentes a la misma-. Cree que la personalización es una ventaja competitiva, pero “el destino no debe perder nunca su identidad. Personalizar sí, pero sin perder la identidad”, aseveró.

Paola Pizza, exdirectora del Convention Bureau de Bogotá de Medellín (Colombia), coincidió en que la figura de un líder de opinión es muy importante. “Influye su credibilidad en todo el proceso”, afirmó.

La moderadora de la mesa, Cristina García Luján, gerente de Eurocongres, de la delegación OPC Andalucía, aseveró que “los congresos se ganan con proyectos bienes construidos, no solo con destinos atractivos”.

El congreso, celebrado en el Palacio de Congresos de Córdoba, acogió el workshop “Encuentro B2B con oferta MICE de Andalucía”, en el que 35 empresas del sector turístico andaluz mantuvieron reuniones con los organizadores profesionales de congresos. Fuente: OPC Spain.