La picaresca también viaja por negocios: uno de cada cinco empleados falsea gastos
El 21% de los viajeros corporativos españoles admite manipular gastos y un 8% usa IA para justificarlos
Publicada 20/06/26
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La gestión de los gastos asociados a los viajes de negocio sigue siendo un punto vulnerable para muchas empresas. Uno de cada cinco empleados españoles que viaja por trabajo, el 21%, reconoce inflar, declarar incorrectamente o falsificar gastos corporativos de forma habitual, según un estudio elaborado por Perk entre profesionales que viajan por motivos laborales. Además, el 57% admite haberlo hecho al menos una vez y el 79% asegura haber observado este comportamiento entre sus compañeros. Y lo más llamativo: la inteligencia artificial se convierte en el ojo que todo lo ve para detectar el fraude. Y también para impulsar la picaresca.
La aparición de herramientas capaces de generar documentación digital añade complejidad a los controles de gastos, especialmente cuando las revisiones siguen dependiendo de comprobaciones manuales o posteriores al gasto. En España, los empleados que falsean gastos de forma habitual generan un coste medio de 250 euros anuales para sus empresas. La cifra se sitúa al mismo nivel que Francia, por debajo de Alemania, donde alcanza los 290 euros, y de Estados Unidos, con 330 dólares. Reino Unido registra el mayor impacto económico, con 320 libras por empleado.
Una de las revelaciones más llamativas del informe: el 20% de los empleados españoles afirma que su empresa ya utiliza IA para detectar fraudes en los gastos. Sin embargo, el 19% de los que declaran gastos irregulares regularmente lo saben y continúan haciéndolo de todas formas.
Comidas, clientes y taxis: los clásicos de la picaresca
Las comidas son el gasto más frecuentemente declarado de forma incorrecta, con un 24% de menciones. Le siguen el entretenimiento con clientes, con un 21%, y los taxis y el uso del vehículo propio o kilometraje, ambos con un 17%.
Más de un tercio de los trabajadores españoles, el 34%, continúa gestionando sus gastos corporativos mediante correo electrónico u hojas de cálculo. En estos procedimientos manuales, la incidencia de irregularidades alcanza el 25%.
La digitalización ayuda, pero no lo resuelve todo: el 18% de quienes utilizan sistemas ERP o software de gestión de gastos reconoce presentar reclamaciones manipuladas de forma habitual.
Automatizar para cerrar grietas
Perk señala que el control debe adelantarse al momento en el que se produce el gasto. Entre las medidas planteadas figuran integrar las políticas de gasto en el proceso de reserva, cotejar recibos con datos de tarjetas corporativas en tiempo real y aplicar límites por titular o categoría.
La compañía también vincula parte del problema con procesos poco ágiles. El 43% de los empleados españoles afirma que no reclama pequeños gastos legítimos porque el esfuerzo no compensa. Sin embargo, ese gasto no reclamado importa más allá de la recuperación de costes: es uno de los motivos más comunes que los empleados dan para declarar gastos incorrectos en otros casos, una forma de compensar lo que no se reclamó.
Según Perk, automatizar la gestión de gastos y conectar las transacciones con sistemas de control en tiempo real permite reducir errores, mejorar el cumplimiento de las políticas corporativas y limitar las oportunidades para colar gastos irregulares.
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