Los visados complican los viajes de empresa de uno de cada dos españoles

Según una encuesta encargada por Perk, el 44% de los viajeros de empresa que necesitó un visado o una autorización electrónica de viaje tuvo algún problema durante el proceso.

La incidencia más habitual fue no recibir la aprobación a tiempo. En un 38% de los casos, los viajeros tuvieron que pagar un suplemento para acelerar la tramitación. Además, un 27% sufrió la denegación del visado.

Los problemas administrativos tuvieron también consecuencias directas sobre los viajes y la actividad de las empresas. El 32% asumió costes adicionales, el 29% registró retrasos en proyectos y el 15% tuvo que cancelar o aplazar el desplazamiento.

Estos datos reflejan hasta qué punto la gestión documental puede condicionar un viaje corporativo, especialmente cuando la autorización depende de plazos externos o de cambios regulatorios difíciles de seguir.

Viajeros que adelantan el coste del visado

El impacto no se limita a los retrasos. El estudio indica que el 38% de los viajeros presenta gastos relacionados con visados al menos una vez al mes.

En muchos casos, son los propios empleados quienes adelantan el coste y lo reclaman después a la empresa. Este sistema añade una nueva tarea administrativa al viaje y puede provocar que algunos importes no lleguen a recuperarse.

Un 16% de los encuestados reconoce que, en determinadas ocasiones, el esfuerzo necesario para justificar y reclamar estos gastos no compensa. La gestión de visados se suma así a otros costes indirectos del viaje de empresa, como la preparación de documentación, la revisión de requisitos o el seguimiento de las solicitudes.

Una gestión todavía muy manual

Pese a la digitalización de las reservas de vuelos y hoteles, los visados siguen gestionándose habitualmente fuera de las plataformas corporativas.

El viajero debe comprobar qué documentación necesita, localizar el portal correspondiente, iniciar la solicitud, realizar el pago y hacer seguimiento del expediente. El proceso se complica cuando existen cambios en la normativa o cuando el viaje incluye varias escalas o destinos. Esta fragmentación aumenta el riesgo de error y dificulta que los departamentos de viajes y finanzas tengan una visión completa del coste real del desplazamiento.

La gestión de los visados supone un dolor de cabeza extra en los viajes corporativos. Fuente: Adobe Stock

Para reducir estas gestiones, Perk ha lanzado Entry Ready, una herramienta que muestra los requisitos de entrada durante la reserva y permite solicitar y pagar visados electrónicos y autorizaciones ETA sin salir de la plataforma.

La funcionalidad utiliza la información del pasaporte del viajero para identificar los requisitos del destino antes de completar la compra. Cuando es necesario tramitar una autorización, el usuario puede incorporarla al mismo proceso utilizado para reservar el viaje. Perk asegura que el sistema ha analizado automáticamente más de 500.000 viajes desde enero, cuando comenzó a mostrar los requisitos de entrada antes de la reserva. La incorporación del pago integrado completa ahora el proceso.

Las autorizaciones electrónicas añaden nuevas tareas al viaje corporativo

La extensión de los permisos digitales está incorporando nuevas comprobaciones a la gestión de los viajes de empresa. Aunque no son visados convencionales, autorizaciones como la ETA británica pueden ser obligatorias para embarcar y deben tramitarse antes del desplazamiento.

Para los gestores de viajes, esto implica revisar no solo el destino y las fechas, sino también la nacionalidad del empleado, la vigencia de su pasaporte y la finalidad concreta de la estancia. Un mismo viaje puede requerir trámites distintos según el perfil del viajero o las actividades profesionales previstas.

El Reino Unido exige la ETA a ciudadanos europeos que viajan sin visado para estancias cortas, incluidas determinadas actividades de negocios. La autorización cuesta 20 libras y tiene una validez de dos años o hasta que caduque el pasaporte.

La Unión Europea prepara además ETIAS, que afectará a viajeros de países exentos de visado que entren en 30 países europeos. Su puesta en marcha está prevista para el último trimestre de 2026 y añadirá una nueva capa de control para empresas, agencias y departamentos de movilidad internacional.

En la práctica, estas autorizaciones obligan a integrar la documentación migratoria en la planificación del viaje. Un permiso pendiente o incorrecto puede retrasar una reunión, encarecer el desplazamiento o impedir que el empleado llegue a destino