Gasto inteligente en T&E: la oportunidad para las pymes

En España, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) constituyen aproximadamente el 99,8% del tejido empresarial. Impulsan el crecimiento en todos los sectores privados, crean decenas de millones de empleos y aportan un enorme valor al PIB del país.

Con los recursos, herramientas y liderazgo adecuados, estas empresas pueden evolucionar sus procesos críticos —incluidos los de gestión de viajes y gastos (T&E)— más rápido que las grandes corporaciones, demostrando una notable capacidad de adaptación. Para anticiparse a las tendencias que marcarán 2026, los líderes de pymes necesitan una visión clara de cómo la tecnología y la inteligencia artificial están redefiniendo la eficiencia y el control del gasto. Estas son tres claves para empezar el año con ventaja:

1. IA como motor de eficiencia y automatización en procesos básicos

La optimización de las operaciones ha sido una prioridad desde que la IA generativa llegó al mercado en 2022. Hoy, muchas pequeñas empresas que inicialmente tuvieron dificultades para avanzar en sus inversiones de IA están comenzando por fin a ver resultados tangibles, especialmente en eficiencia y reducción de cargas operativas.

Las últimas investigaciones de SAP Concur demuestran que la IA ya está contribuyendo directamente al 72% de reducción de costes, al 52% de crecimiento de ingresos y al 57% de incremento de la colaboración. Los empleados utilizan asistentes con IA, como Joule con SAP Concur, para reservar viajes o completar informes de gastos sin fricciones; y los responsables de viajes recurren a estas tecnologías para reforzar el deber de protección, anticipar riesgos y personalizar alertas de seguridad.

La IA multiplica su valor cuando se conecta a datos clave de la empresa (itinerarios, gastos, facturas, nóminas), permitiendo una visión más precisa y confiable de cada transacción. Este nivel de automatización es especialmente relevante para el control presupuestario en pymes.

Mirando al futuro, el concepto tradicional de “informe de gastos” podría desaparecer, ya que los agentes autónomos de IA serán capaces de auditar, conciliar y reembolsar automáticamente, liberando al equipo para tareas de mayor valor estratégico relacionadas con la eficiencia y la toma de decisiones.

2. Control de costes: una prioridad estratégica para 2026

El entorno de altos costes puede resultar especialmente hostil para empresas pequeñas. Mantener reservas de efectivo sólidas puede chocar con la necesidad de invertir en nuevas tecnologías, pero precisamente por eso muchas pymes están priorizando inversiones muy concretas y de alto impacto, especialmente en tecnología de T&E, donde el retorno es fácilmente medible.

Las soluciones innovadoras ofrecen beneficios claros en eficiencia, visibilidad y reducción de costes. Las medidas de control antes de que se produzca el gasto —como las tarjetas virtuales o los controles dinámicos de política— permiten reducir la salida de caja, garantizar el cumplimiento y detectar oportunidades de ahorro gracias a la analítica. Estas herramientas son esenciales para tener el gasto bajo control en tiempo real.

A ello se suma el reto emergente del fraude digital. Según los últimos análisis de SAP Concur, uno de cada 100 recibos revisados fue identificado como potencialmente generado por IA, lo que refuerza la necesidad de sistemas de verificación inteligentes y confiables que protejan a las empresas de pérdidas económicas y riesgos regulatorios.

En definitiva, una estrategia sólida de control de costes será determinante para garantizar que los viajes de negocio generen nuevas oportunidades comerciales, aporten desarrollo profesional y ofrezcan un retorno real a la empresa.

3. Adoptar la tecnología con un enfoque ágil y orientado al ahorro

Las grandes corporaciones cuentan con margen para experimentar y asumir fallos. Sin embargo, hasta el 95% de los pilotos de IA se estancan en las primeras fases y no generan retorno. Para las pymes, la clave no está en invertir más, sino en invertir de manera más inteligente.

Los líderes deben promover una mentalidad de experimentación ágil, donde el equipo pueda probar casos de uso, evaluar resultados y aprender rápidamente. La innovación con IA exige iteración, tolerancia al error y riesgos calculados. Este enfoque permite identificar dónde la IA aporta un mayor impacto en eficiencia y control del gasto antes de comprometer inversiones significativas.

Las pymes tienen una ventaja natural: menos burocracia y más flexibilidad para adaptarse. Con una cultura orientada a pensar críticamente y aprender rápido, pueden aprovechar la IA para transformar la toma de decisiones, optimizar gastos y desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento.

A medida que exploran cómo la IA puede transformar los procesos de viajes y gastos, ya no es necesario elegir entre cumplimiento y una experiencia positiva del empleado: hoy es posible conseguir ambos y construir un 2026 más eficiente y rentable.