La IA en el análisis de datos del F&B: mi experiencia real utilizándola

Para muchos colegas, hablar de IA sigue siendo hablar de vagancia, trampa, procrastinación o simplemente de buscar una forma de trabajar menos. Algunos incluso la ven casi como algo demoníaco, como ocurrió con el Rock & Roll en sus inicios. Yo, sinceramente, lo veo de una manera bastante diferente. Para mí se ha convertido en una herramienta que me permite ser más productivo y, sobre todo, disponer de más información a la hora de tomar decisiones.

Mi interés por la IA no nació de una inquietud tecnológica, aunque siempre he tenido cierta curiosidad por la tecnología aplicada a nuestra profesión. Cuando dirigía una cocina ya trabajaba con Rational, Thermomix, Pacojet y otros equipos que nos ayudaban a ser más precisos, productivos y constantes. Nunca pensé que utilizar un Rational me hiciera peor cocinero; simplemente era una herramienta que me ayudaba a hacer mejor mi trabajo. Con la IA mi acercamiento ha sido bastante parecido, aunque esta vez partiendo de una necesidad muy concreta relacionada con mi trabajo diario en la dirección de Alimentos y Bebidas.

Manejamos una cantidad enorme de datos: ventas, costes, inventarios, compras, ocupación, clientes, productividad... Tenemos mucha información, pero no siempre tenemos el tiempo necesario para analizarla y, especialmente, para relacionarla.

Poco a poco he ido incorporando además su uso a otras partes de la operativa diaria. Hoy la utilizo para ayudarme en la gestión y adaptación de minutas, preparar cartelería personalizada para buffets con sus correspondientes alérgenos, trabajar sobre la disposición de espacios para eventos o preparar materiales y guías operativas para el equipo, incluso vídeos divertidos para recordar los MUST de nuestra operativa diaria. Son tareas que individualmente pueden parecer pequeñas, pero que durante una semana o un mes terminan suponiendo muchas horas de trabajo.

Pero donde realmente estoy encontrando más utilidad es en el análisis de datos.

Uno de los problemas que tenemos actualmente en F&B es que generamos muchísima información y, además, la tenemos repartida en sitios diferentes. El TPV nos proporciona los datos de venta; el PMS nos habla de ocupación, estancias o tipología de cliente; los sistemas de compras e inventarios nos dan costes y consumos; y después tenemos la realidad de la operación, que muchas veces no aparece reflejada en ninguno de ellos.

A esto podemos añadir redes sociales, encuestas de satisfacción, páginas de opiniones y toda esa información que nuestros clientes generan diariamente. En muchos casos nos están diciendo qué les gusta, qué no funciona o qué esperan de nosotros sin necesidad de que se lo preguntemos directamente.

El problema es que toda esa información no siempre está conectada.

Y para mí ahí está uno de los grandes valores de la IA: ayudarnos a hacer visibles los datos que realmente importan en medio de todo ese ruido.

Un ejemplo muy claro lo encuentro cada mes cuando recibo los inventarios y me lanzo a su análisis. Saber que el coste de comida está tres puntos por encima del objetivo es importante, evidentemente, pero ese dato por sí solo no me soluciona nada. Lo que necesito saber es por qué.

Cruzar inventarios con compras, ventas, número de clientes y ocupación me permite bajar mucho más al detalle: localizar productos que están generando una desviación, detectar consumos que no parecen normales o crear pequeñas alarmas que me indiquen dónde merece la pena detenerme y analizar qué está pasando.

Y esto no tiene por qué quedarse únicamente en el control de costes. Podemos utilizar la misma información para analizar nuestra oferta gastronómica: qué platos funcionan, cuáles son realmente rentables, cuáles generan más merma, cómo está respondiendo el cliente o si los datos nos están mostrando una oportunidad para modificar o crear una nueva propuesta.

Pero el objetivo no debería ser únicamente controlar o reducir costes. Los mismos datos pueden ayudarnos a detectar oportunidades de venta y a mejorar la experiencia del cliente.

Un ejemplo real lo he tenido este verano con nuestra oferta de coctelería. Entre enero y mayo habíamos vendido 255 cócteles; entre junio y mediados de agosto, 443. Evidentemente, no necesito una IA para decirme que en verano se venden más cócteles, pero sí puedo utilizarla para analizar qué se está vendiendo, cuándo, dónde y cómo está evolucionando esa demanda.

A partir de ahí soy yo quien debe hacerse las preguntas: ¿debo potenciar determinadas referencias?, ¿crear nuevas experiencias de coctelería?, ¿adaptar la mise en place?, ¿reforzar la venta en determinadas franjas horarias? Para mí, ahí es donde el dato empieza realmente a generar valor: cuando deja de ser un número dentro de un informe y termina convertido en una decisión que mejora nuestra oferta, facilita la operación y, además me puede generar más ingresos.

Para mí esto es lo más importante: la IA no toma la decisión.

La decisión sigue siendo mía porque soy yo quien conoce el hotel, al cliente, al equipo y lo que realmente está pasando durante el servicio. Un dato puede decir muchas cosas, pero necesita contexto. La IA puede ayudarme a encontrar una anomalía o una relación que quizá no había visto, pero después soy yo quien tiene que entender por qué está ocurriendo y decidir si merece la pena actuar.

Y tampoco podemos caer en el error de pensar que todo lo que nos devuelve una IA es correcto. Si los datos de partida son malos, están incompletos o no explicamos correctamente el contexto, el análisis también será equivocado. Por eso sigo pensando que la experiencia y el conocimiento del negocio son incluso más importantes cuando utilizamos estas herramientas.

Después de incorporarla de manera habitual a mi trabajo, si tuviera que quedarme con una ventaja sería precisamente esa: la capacidad de hacer los datos más visibles.

En nuestros departamentos tenemos cifras, informes e información por todas partes. La dificultad está en encontrar, en medio de toda esa maraña, el pequeño detalle que nos está diciendo que algo está pasando. La IA me ayuda a saber dónde mirar, qué dato merece mi atención y, muchas veces, a hacerme preguntas que probablemente no me habría hecho.

Y si gracias a ello puedo dedicar menos tiempo a buscar, ordenar y cruzar información y más tiempo a tomar decisiones, estar con mi equipo, estar presente en la operación y pensar en cómo mejorar la experiencia de nuestros clientes, para mí la herramienta ya está aportando valor, valor real para mi y para el cliente.

No creo que la inteligencia artificial vaya a dirigir nuestros departamentos de F&B. Pero sí tengo claro que los profesionales que aprendamos a utilizarla correctamente tendremos una herramienta más para dirigirlos mejor.

Roberto Martin

Director de Alimentos & Bebidas