¿Qué es un archivo?

Un archivo es el conjunto organizado de documentos, independientemente de su soporte o formato, producidos o recibidos por una persona, empresa o institución en el ejercicio de sus actividades, y conservados con fines administrativos, legales, informativos o históricos.

Por extensión, el término también se utiliza para referirse al lugar físico o digital donde se custodian dichos documentos, así como a la unidad documental individual que forma parte de ese conjunto.

La palabra archivo procede del latín archivum, y este del griego arkheion, que designaba el edificio público donde se guardaban los documentos oficiales de la autoridad. Desde su origen, el concepto está ligado a la custodia de la información y al ejercicio del poder administrativo y jurídico.

Un archivo se caracteriza por la sistematización y clasificación de los documentos según criterios técnicos como su procedencia, función, cronología o valor documental. A diferencia de una biblioteca, que reúne documentos creados con fines de difusión, el archivo conserva documentos originales generados por la propia actividad de la entidad productora.

En el ámbito empresarial y turístico, los archivos son esenciales para la gestión operativa y estratégica, ya que almacenan contratos, expedientes de clientes, registros contables, documentación legal, históricos de reservas o informes internos.

Con la digitalización, el archivo electrónico ha adquirido un papel central, facilitando el acceso, la trazabilidad y la preservación de la información, siempre bajo criterios de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo.