Aunque la mayoría de las empresas no lleva a cabo un control exhaustivo de los gastos extras que realizan sus empleados durante el viaje, muchas de ellas ya tienen planes para empezar a fiscalizarlos, debido al elevado porcentaje que están alcanzando en la factura global. Forum Business Travel ha reunido a más de un centenar de travel managers en Madrid y Barcelona para sensibilizarles sobre esta oportunidad de ahorro.

Sesión del Forum Business Travel, en Madrid.
Sesión del Forum Business Travel, en Madrid.

El hecho de que aerolíneas y hoteles, entre otros proveedores de viajes, estén cobrando aparte servicios como la facturación de maleta, el embarque preferente, el acceso a Internet y tantos otros gastos que se originan durante el desplazamiento, ha incrementado significativamente los importes difíciles de contabilizar por parte de las empresas.

Basándose en diversos estudios, la experta de Forum Business Travel Pilar Navas, ponente principal de las sesiones celebradas en Barcelona y Madrid el 24 y 29 de octubre, indicó que los taxis suponen entre el 5% y el 10% de los gastos en los viajes de negocios; las comidas, en torno al 9%; y la movilidad en destino, cerca del 18%. Haciendo alusión a un informe de Gebta, Navas subrayó que el 41% de las empresas no contabilizan correctamente estos costes.

“Para optimizar la inversión en sus viajes, muchas empresas se están planteando de cara al año que viene establecer sistemas de gestión de los gastos extras en los viajes”, explicó Navas.

Charles de Bonnecorse, director de Ventas para España en American Express Barceló Viajes, añade que “hoy en día las empresas exigen de su agencia de viajes que no sólo monitoricen sus gastos directos, sino también que aporten soluciones y herramientas para controlar los costes indirectos: taxi, restaurantes, parking, procesos. Esta partida de gasto supone una fuente adicional de ahorro para la gran mayoría de las empresas.”    

Entre las iniciativas que se están tomando destacan la adopción de herramientas tecnológicas para procesar los tickets y recibos, incluir en las negociaciones con los proveedores servicios no incluidos en la tarifa y, sobre todo, concienciar a los viajeros frecuentes para que racionalicen sus gastos e informen de ellos a sus departamentos financieros.

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