Las empresas españolas están recurriendo cada vez más a las herramientas de autoreserva para rebajar su gasto en viajes, y gracias a ello ahorran un 25% en cargos de agencias de viajes y un 9% en los precios medios de los billetes aéreos, según datos de Forum Business Travel (FBT).

La autorreserva permite ahorrar hasta un 25% a las empresas

"Las empresas españolas son conscientes de los grandes ahorros que se pueden obtener con las herramientas de autoreserva online y las ventajas de estas aplicaciones son múltiples", según explicó la responsable de compras de compras de Johnson & Johnson Medical y ponente principal en la sesión de Forum Business Travel, Inmaculada de Carlos.

"Además del ahorro de costes, también mejoran la calidad de información, permiten cambios en tiempo real, aumentan el control de los procesos de reserva y permiten el direccionamiento a los proveedores preferentes", detalló De Carlos.

Las herramientas de autoreserva se están abriendo paso poco a poco entre las empresas pero, como señaló el socio fundador de FBT, Oscar García, aún presentan dos dificultades: "No permiten realizar el 100% de las transacciones y, por el momento, no integran la reserva de trenes".

Según apuntó Inmaculada de Carlos, las empresas que incorporan estas herramientas empiezan a rentabilizarlas a partir de un 30% de transacciones realizadas con ellas. Para llegar a este grado de adopción es necesario un programa de formación de los usuarios para que la utilización dentro de la empresa se extienda al mayor número de viajeros posibles.

Según explicó el director de marketing de Amadeus España, Íñigo García-Aranda, "los ahorros de costes gracias a estas herramientas están más que contrastados, pero si no se utilizan de forma generalizada no se consiguen. Nuestra recomendación es definir conjuntamente con la agencia planes detallados de adopción desde el principio".

En la misma línea la responsable de ventas para grandes cuentas en  American Express Barceló Viajes, María Ribes, asegura que es de vital importancia definir un objetivo de adopción 'online' realista y alcanzable, así como la formación continua prestada a los usuarios. "La combinación de estos parámetros es lo que garantiza optimizar el cumplimiento de la política de viajes hasta un 98%", afirmó.

Implantación en las empresas

En este punto, Forum Business Travel recalca que "cada empresa debe desarrollar su propio plan de implantación, dependiendo si opta por imponer el uso de la herramienta, o se limita a recomendarla". Algunas compañías están creando planes de incentivos para promocionar su utilización mediante un "refuerzo positivo".

Para el director de marketing de Transhotel, Marcos Franco, "la misión de los mayoristas es facilitar, además de un producto extenso y competitivo, las herramientas tecnológicas para que las agencias puedan implantar sistemas de autoreserva a medida de las necesidades de cada cliente".

En la jornada participaron más de 70 gestores de viajes de medianas y grandes empresas en varias mesas de debate que insistieron en la necesidad de crear programas de incentivos imaginativos "para evitar que posturas excesivamente impositivas generen reacciones adversas entre los empleados viajeros".

Entre las ideas barajadas, los 'travel managers', apuntaron el establecimiento de bonificaciones con puntos canjeables sobre la proporción de uso de la herramienta de cada empleado o el porcentaje de ahorro sobre el precio medio por trayecto.

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