Usar WhatsApp con empleados: el error que puede salir caro

En nuestro mundo actual, tan dinámico, donde la agilidad y la inmediatez son sinónimos de competitividad, el uso de canales como WhatsApp se ha convertido en una herramienta habitual para gestionar turnos, coordinar equipos, atender incidencias o, sencillamente, mantener el flujo constante de información entre empleados y dirección. Pero, ¿hasta dónde puede llegar la empresa en el uso de estas herramientas? ¿Qué límites impone la normativa actual? Y, sobre todo, ¿qué riesgos legales acechan a los empresarios que no pongan el foco en esta cuestión?

No todo vale en el reino del WhatsApp corporativo

Una reciente resolución de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) del pasado marzo ha dejado claro lo que muchos empresarios aún ignoran: no se puede utilizar el número de móvil personal de un trabajador para fines laborales sin su consentimiento expreso y libre, ni incluirle en grupos de WhatsApp relacionados con el trabajo si no ha dado su aprobación previa.

Y aquí es donde comienza el laberinto jurídico. El consentimiento en el marco laboral es un concepto particularmente sensible. Como recordaba la propia AEPD y ha reiterado el Tribunal Supremo, existe un riesgo de que dicho consentimiento no sea completamente libre, por la posición subordinada del trabajador, que puede sentirse presionado a aceptarlo para no perjudicar su relación con la empresa.

Móviles personales vs. móviles corporativos: el quién paga, manda

La regla de oro es sencilla y peligrosa en su simplicidad: si el móvil es personal, el trabajador tiene derecho a negarse y la empresa no podrá obligarle a usarlo para temas profesionales. Si el móvil es corporativo, la empresa puede organizar el trabajo y utilizar el canal que considere, incluidos grupos de WhatsApp.

En este sentido, la Ley de Trabajo a Distancia (Ley 10/2021) refuerza esta protección al establecer que es la empresa quien debe proporcionar todos los medios necesarios, incluidos los dispositivos de comunicación, en los casos de teletrabajo.

Por tanto, la solución jurídica más segura para el sector turístico —donde la movilidad, los turnos rotativos y las necesidades de última hora son el pan de cada día— es apostar por dispositivos y líneas corporativas. Así se evita el riesgo de vulneración de derechos fundamentales y de sanciones por parte de la AEPD.

Grupos sí, pero con normas claras... y derecho a desconexión

Incluso cuando el canal sea corporativo, la empresa no tiene carta blanca. El derecho a la desconexión digital, blindado tanto por el Estatuto de los Trabajadores como por la Ley de Trabajo a Distancia, sigue vigente. Las empresas deben establecer políticas claras que delimiten cuándo y cómo se pueden utilizar estos canales, y cuándo el trabajador tiene todo el derecho a desconectar sin miedo a represalias.

Ignorar esta obligación puede derivar en sanciones económicas, además de daños reputacionales que, en un sector tan expuesto al escrutinio social como el turístico, pueden ser mucho más lesivos que la propia multa.

Recomendación práctica: blindaje jurídico y prevención

Por lo tanto, se debe tomar nota y actuar de forma proactiva:

- Implantar políticas internas claras sobre el uso de herramientas digitales.

- Facilitar dispositivos y líneas corporativas cuando la operativa lo requiera.

- Solicitar consentimiento informado y documentado si se pretende usar dispositivos personales (algo desaconsejable).

- Regular los grupos de mensajería interna, estableciendo normas claras de uso y recordando el derecho a la desconexión.

En definitiva, en la era de la hiperconexión, el respeto a los derechos digitales de los trabajadores no solo fortalece la cultura interna, sino que es la mejor garantía para proteger a la empresa de responsabilidades y sanciones. En el ámbito digital, no dejar cabos sueltos es clave para la seguridad jurídica.

Guillermo Caro

Abogado de MONLEX

gcaro@monlexabogados.es