¿Cumple tu hotel con la normativa de protección de datos? Evalúa tu cumplimiento

Hoteles, hostales, campings y otros alojamientos turísticos gestionan a diario una cantidad significativa de información personal de sus clientes. Esta información resulta imprescindible para prestar el servicio, sí, pero también comporta riesgos jurídicos importantes si no se gestiona con el debido rigor. Y es que la protección de datos personales ya no es solo una obligación legal: es una garantía reputacional y una exigencia social. En este escenario, surge la necesidad de entender qué datos pueden recabarse durante el check-in, cómo garantizar su autenticidad, qué derechos asisten al huésped y cuáles son las consecuencias del incumplimiento.

Durante el proceso de registro, los establecimientos pueden solicitar datos identificativos como el nombre, apellidos, documento de identidad, nacionalidad y domicilio, así como datos de contacto y detalles relativos a la estancia. En algunos casos, también se recaban datos relacionados con preferencias personales, salud, religión o discapacidad, siempre que sean necesarios para ofrecer un servicio adecuado. No obstante, solicitar una copia del DNI o pasaporte resulta excesivo y contrario al principio de minimización de datos establecido en el RGPD, al incluir información que no resulta necesaria para la prestación del servicio, exponiendo además al cliente a riesgos como la suplantación de identidad.

Para verificar la autenticidad de los datos, basta con la exhibición del documento en caso de recogida presencial. En contextos digitales, pueden aplicarse mecanismos de verificación como certificados digitales, cotejo con el medio de pago o autenticaciones mediante correo electrónico o mensajes al móvil. El objetivo es confirmar la identidad sin incurrir en un tratamiento excesivo ni desproporcionado de la información.

Los derechos del huésped son amplios: derecho a ser informado, derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y oposición. El establecimiento debe facilitar el ejercicio de estos derechos de forma clara, accesible y sin dilaciones indebidas. El cumplimiento de estos derechos no es optativo, sino que constituye una exigencia esencial del marco legal.

Los hoteles deben aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas que incluyan informar correctamente desde el primer momento, conservar los datos por el tiempo legalmente establecido, realizar evaluaciones de impacto si se tratan datos especialmente sensibles, designar un Delegado de Protección de Datos cuando proceda, suscribir acuerdos de confidencialidad con empleados y formalizar contratos con encargados del tratamiento si se prevé la cesión a terceros. En caso de brechas de seguridad, es obligatorio notificar a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas.

Cuando el tratamiento incluye datos sensibles —como los relativos a la salud, religión o el uso de tecnologías biométricas— es imprescindible contar con el consentimiento expreso del cliente y aplicar medidas de seguridad reforzadas. Esto incluye informar de forma detallada, restringir el acceso a personal autorizado y documentar cada tratamiento conforme a los principios del RGPD.

Las consecuencias del incumplimiento pueden ser graves: desde reclamaciones individuales hasta sanciones económicas que alcanzan los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual. No se trata solo de evitar una multa, sino de entender que la gestión adecuada de los datos es un elemento esencial de la experiencia del cliente y de la credibilidad del establecimiento.

La protección de datos en el ámbito hotelero exige mucho más que cumplir con formularios o protocolos genéricos. Se trata de construir una relación basada en la confianza y el respeto al cliente, donde la privacidad se convierte en un valor añadido del servicio. La normativa no deja lugar a dudas: en materia de datos, el descuido no es una opción.

Carolina Ruiz

Abogada de MONLEX

cruiz@monlexabogados.es