Cómo son los nuevos modelos de oficina que nos deja la pandemia de la COVID-19

Madrid, 19 de enero de 2021. 2020 nos ha enseñado a teletrabajar, a convertir nuestras casas en nuestro puesto de trabajo diario desde donde realizamos nuestras tareas un 34% de los empleados en nuestro país, siete veces más que los que lo hicieron en 2019, apenas un 4,8% del total. Todo ello a raíz de unas duras semanas de confinamiento y de restricciones, y posteriores medidas regulatorias y autorregulatorias. Y 2021 apunta a que esta fórmula a distancia se va a seguir imponiendo, de tal forma que los expertos auguran que el porcentaje, al menos, se mantendrá. Un panorama que ha propiciado un cambio significativo en las oficinas, y desde IMF Institución Académica quieren poner el énfasis en una serie de cuestiones muy a tener en cuenta para adaptarse al nuevo modelo.

“La parte positiva es que ahora tenemos la oportunidad de definir la manera en la que trabajamos y de reescribir las normas. Por tanto, las empresas que intenten volver a los hábitos de antes de la COVID-19 probablemente experimentarán complicaciones y perderán talento”, explica Teresa Vila, directora académica de Programas de Recursos Humanos de IMF Institución Académica.

Los beneficios de un modelo híbrido de oficina.

Según han advertido numerosos expertos, el mayor riesgo de contagio ocurre en los espacios cerrados y abarrotados, puesto que el virus puede permanecer unos minutos en el aire y desplazarse hasta la boca o nariz de otra persona. Antes de la pandemia, muchas compañías en nuestro país contaban con cientos de empleados en un mismo edificio, para quienes la flexibilidad se limitaba a ampliar el rango de entrada o salida de sus puestos. Un aspecto que, con la crisis sanitaria, ha ido mutando hacia un modelo híbrido de oficina que ha calado en compañías nacionales y multinacionales. “Consiste en trabajar parte de tu jornada semanal en la oficina y el resto, de forma remota, con lo que lograr así un mayor equilibrio entre la vida personal y profesional, además de reducir el estrés y el tiempo de traslado”, explica Vila.

La importancia de la prevención de riesgos laborales.

La necesidad de reactivar la producción es fundamental, pero, más allá de eso, es vital para las empresas el ser capaces de garantizar la seguridad de sus trabajadores en su puesto laboral. Esta nueva normalidad implica la reestructuración de los espacios para mantener la distancia recomendada entre cada miembro, para lo que en ocasiones es necesario optar por recursos extra como mamparas o separadores físicos, que sirven para aislar y proteger. Asimismo, la compañía debe disponer de gel hidroalcohólico para la desinfección tras la realización de alguna actividad para evitar contagios, mientras que la mascarilla debe ser obligatoria durante la jornada completa en la mayoría de los puestos de trabajo.

La forma en la que asumíamos la cotidianidad del trabajo ha cambiado, incluso en nuestro propio hogar. Con la implantación del modelo híbrido, resulta necesario reforzar el conocimiento de los empleados en materia de prevención de riesgos laborales y velar por la adecuación de los puestos de trabajo en nuestras casas.

Más limpieza y ventilación en nuevos espacios ‘open space’.

En los últimos tres años, muchas empresas han invertido en reformar sus instalaciones para migrar hacia modelos de oficinas con diseño open space, con puestos de trabajo más atomizados en los que el espíritu colaborativo y práctico era lo común. Se trata de transformarlas en lugares que fomenten la agilidad y el trabajo en equipo. Y ahora hay que adaptar estos espacios atendiendo a las nuevas pautas sanitarias que ha hecho necesarias la pandemia. Por ello, además de mantener las distancias de seguridad y toda estrategia relacionada con el distanciamiento físico, es vital mejorar las medidas de limpieza, entre las que destaca la ventilación. Es recomendable disponer de un sistema que aporte el suficiente caudal de aire para evitar la formación de elevadas concentraciones de contaminantes. Lo que se busca es que el lugar de trabajo sea un sitio seguro, y que no se ponga en riesgo ni al propio trabajador ni a su grupo familiar.

Videollamadas, oficinas en la nube y formación a distancia.

A raíz de la pandemia, hemos experimentado una de las transformaciones digitales más apresuradas de los últimos años: muchas compañías han tenido que adaptar servidores, equipos informáticos y demás dispositivos para que sus empleados puedan trabajar en remoto, lo que ha propiciado dificultades y problemas en ciberseguridad, entre otros. En este contexto, compañías como Google, Microsoft o Zoom han mejorado, asegurado y perfeccionado sus programas de videollamada para ponerlas a disposición de empresas y trabajadores, con lo que se han convertido en grandes aliados para mantener reuniones online y desempeñar muchas tareas en equipo.

Otra de las nuevas costumbres que nos deja la nueva realidad es el llamado trabajo en la nube o en espacio colaborativo, lo que implica un paso muy grande en lo que a gestión del conocimiento se refiere. Lo que, además, ha favorecido la deslocalización de la información, para que, desde cualquier casa y a cualquier hora, podamos acceder a documentos necesarios para nuestro desempeño diario. Y la gestión de todos esos equipos funcionando en remoto ha sido uno de los grandes retos a los que se enfrentan los responsables de IT de las compañías.

La nueva realidad también ha traído consigo la modificación de los planes de formación de las empresas. El foco ha sido ofrecer a los empleados los conocimientos necesarios en el menor espacio de tiempo posible para que puedan trabajar independientemente desde su lugar de conexión, y que puedan seguir ofreciéndoles formación para adquirir nuevas aptitudes. Algo similar a lo que ocurre con los líderes de las compañías, la gestión en equipos en remoto ha sido uno de los grandes retos que siguen atravesando las empresas.

La importancia creciente de la gestión de recursos humanos.

A pesar de que todavía el teletrabajo supone hándicap entre muchos empresarios y directivos por cierta desconfianza hacia sus trabajadores, la pandemia nos ha traído también un cambio de mentalidad. Muchas compañías han priorizado la calidad de producción sin supervisar tanto el tiempo de trabajo; es decir, no importa el tiempo que el trabajador emplee en su jornada, sino que lo fundamental es el proyecto o el trabajo finalmente realizado. Algo que supone un aliciente para muchos empleados, que han podido conciliar mejor vida personal y profesional, con mayor tiempo para la familia, pero logrando niveles de productividad mayores que los producidos tras largas jornadas laborales en las oficinas, según cifras estadísticas.

“No hay duda de que el mundo está viviendo un momento de cambio real en las relaciones de trabajo, este cambio está poniendo en primer plano a los empleados, incluso para la adopción de decisiones estratégicas como nunca antes. Y estos beneficios hay que aprovecharlos. Es el momento de los recursos humanos como función estratégica, puesto que debemos estar presentes al lado de las decisiones de negocio, porque el éxito dependerá de la forma en la que sepamos gestionar los cambios”, concluye Teresa Vila.

IMF Institución Académica es referente en la formación de recursos humanos, en su cartera de formación cuenta con un Máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos en modalidad online o semipresencial en Madrid y Málaga.