Los eventos corporativos se recuperan con herramientas de gestión más eficientes

La recuperación de los eventos corporativos es un hecho que se constata con fuerza desde la eliminación de buena parte de las restricciones derivadas de la pandemia. Los organizadores se preparan para un escenario en el que necesitan medir con fiabilidad el retorno de su inversión y para ello están recurriendo a herramientas de gestión más eficientes, sobre todo para efectuar pagos y cobros, encontrar financiación y cubrir las necesidades de seguridad de los asistentes. Son algunas de las conclusiones del estudio “Una nueva etapa en los eventos de empresa”, elaborado por Forum Business Travel y Diners Club Spain.

El informe “Una nueva etapa en los eventos de empresa”, presentado ayer en Madrid, profundiza en los aspectos que más preocupan a los organizadores, como es la incertidumbre que aún se respira en la actividad comercial de las empresas, los factores que están influyendo en la recuperación, el entorno internacional o las tendencias en marcha. También realiza una radiografía de la industria de los eventos en España.

La parte más relevante del estudio corresponde a las opiniones recogidas entre event planners de empresas de diferentes sectores con sede en nuestro país. La sensación unánime es que los eventos híbridos se han disparado tras recuperar la presencialidad, generando la posibilidad de llegar a audiencias más amplias.

Las reuniones de tipo comercial con clientes y proveedores, así como las presentaciones de productos o los eventos más directamente ligados a los departamentos de marketing son los que están abriendo paso a la progresiva normalización. Los eventos internos vuelven a ser presenciales con todas las cautelas y se están recuperando también los programas de formación, tanto los de ámbito interno como los relacionados con los clientes.

Una de las grandes preocupaciones de las fuentes consultadas es la presión cada vez mayor para medir el retorno de la inversión de los eventos programados. Para ello, están recurriendo a herramientas más eficientes. La valoración pasa necesariamente por conocer el coste total. Algunas soluciones existentes en el mercado facilitan este control, así como la digitalización de tiques y documentos de pago.

Por otra parte, los seguros de accidentes y de asistencia incluidos en la tarjeta de crédito son ventajas muy apreciadas por los organizadores de eventos, así como la posibilidad de pagar con tarjetas virtuales que, además de aportar transparencia a las operaciones, permiten definir diversas variables, como el titular, el concepto, el importe o la vigencia. En las circunstancias actuales, los organizadores piensan que es deseable un sistema de coberturas que contemple el mayor número de supuestos posible, incluida la covid-19, así como los desplazamientos de los asistentes a los eventos.

La capacidad para financiar operaciones a través de la tarjeta, anticipar pagos a proveedores o contar con un sistema centralizado que permita la conciliación administrativa y generar información contable para los informes de resultados son otros beneficios que ayudan a mejorar la gestión de los eventos, según los event planners.

“En los últimos tiempos ha mejorado significativamente la integración de sistemas, lo que permite conectar herramientas administrativas para conciliar registros procedentes de diversas fuentes y llevar un control más efectivo de los pagos e ingresos, la relación con los proveedores o los trámites fiscales”, comenta Jessica Püttmann, directora de Marketing de Diners Club Spain.

EVENTOS HÍBRIDOS

Las empresas son conscientes de que el formato de un evento debe ir en consonancia con sus objetivos, teniendo en cuenta también las características de la audiencia, las necesidades organizativas y la tipología de invitados y participantes.

Algunos organizadores advierten sobre la posible duplicidad de costes de los eventos híbridos, al tener que contar con espacios físicos para los asistentes presenciales y con equipos audiovisuales para llevar a cabo la retransmisión, así como otras herramientas tecnológicas de información y difusión. Por otra parte, también destacan la oportunidad de llegar a audiencias más amplias.

Como señala, Óscar García, socio cofundador de Forum Business Travel, “en el caso de los congresos y de los eventos con alto contenido formativo, el formato híbrido se ha afianzado de una manera decisiva, gracias a las facilidades que ofrece la digitalización para acceder a las ponencias a la carta, descargar materiales de estudio o poner en contacto a profesionales y expertos de una forma ágil y barata, aunque se encuentren muy distanciados entre sí”.

A pesar de la gran cantidad de herramientas existentes en el mercado, los event planners son conscientes de que la tecnología tiene que estar al servicio de los objetivos y no al revés. Por ello, se muestran partidarios de analizar bien las necesidades de cada evento, dado que una mayor inversión en recursos tecnológicos no implica necesariamente un mayor impacto.

Las apps para mejorar la experiencia de los asistentes, también constituyen una excelente herramienta para medir el impacto del evento o recoger información sobre gustos y necesidades, incluso para modificar el programa del evento en tiempo real o tomar decisiones de cara a futuras convocatorias. También ayudan a gestionar la logística y la promoción.