User Friendly and Printable - La sencillez en los informes

Otro título curioso para un post no tan curioso, intentaré hacer ver que las cosas cuanto más simples, mejor.

User Friendly and Printable es las frase del título del post, la oí por primera vez a un colega de trabajo, y resume a la perfección lo que necesitaba en ese informe, sencillez y que se pudiera imprimir perfectamente.

Estas palabras encierran un principio de sencillez y usabilidad que día a día estamos perdiendo en la parte profesional.

En ciertas posiciones, una parte fundamental de tu trabajo es la creación y generación de análisis y en muchas ocasiones el estudio e interpretación de los mismos.

Cuando hago un informe recuerdo los exámenes de historia en los que uno se dedicaba a escribir y a escribir, con la idea de que te lo corrigieran al peso * y se obtuviera una mejor calificación.

Esa mentalidad por desgracia paso a mi ADN profesional y he tardado muchos años en poder cambiar y simplificar esta forma de escribir y aun así, a veces, vuelve el “síndrome empollón” y cometo el error de generar informes y análisis demasiado largos y espesos.

Os voy a contar un secreto para transformar un estudiante que escribía exámenes de 15 folios sobre un tema, a realizar informes de una página.

Utilizo la ley de los 3 minutos: Si alguien tarda en leer tu informe más de tres minutos no se lo va a leer, por lo que no pierdas el tiempo escribiendo, haz algo sencillo , práctico y como diría Arguiñano “para toda la familia”. Gasta tu tiempo en pensar y no en escribir.

Consejos Adicionales:

1. Al inicio del informe genera las conclusiones, ya que será lo que quieran leer.
2. Como diría Arquímedes, dame una hoja de Excel y moveré el mundo, Excel, Exel, Excel… simplifica todo lo que puedas
3. Pareto debe ser tu Cristiano Ronaldo: Céntrate en el 20% de las variables que te dan el 80% de los beneficios o problemas
4. User Friendly and Printable, el título de este post... Que sea fácil de leer y que se pueda imprimir en una sola hoja... Esto es otra de las claves.

Ya para finalizar y predicar con el ejemplo y no extenderme, quiero agradecer a mis compañeros de PHG que de alguna manera están detrás de todas estas leyes y consejos.

* Técnica ancestral utilizada por algunos profesores que calificaban tu nota dependiendo el número de folios que contenía, adjuntamos un diagrama explicativo.