Políticas de gastos sencillas, justas y eficaces

En estos momentos de incertidumbre, el control del gasto en las empresas cobra mayor importancia, por lo que es fundamental tener unas directrices claras sobre los viajes y los gastos de los empleados.

Tanto si los empleados reclaman gastos de viaje como de trabajo a distancia, las reclamaciones de gastos son el segundo mayor coste controlable después de los salarios y, si son fraudulentas, suponen un riesgo para cualquier empresa.

El fraude no siempre es intencionado ya que es posible que algunos empleados desconozcan las políticas de la empresa, no comprendan los procesos necesarios para evitar gastos empresariales no conformes, e incluso que no vean como un problema una pequeña exageración en su declaración de gastos. Independientemente del tamaño de organizaciones, estas prácticas pueden suponer un trastorno para la compañía.

Para ayudar a las empresas a establecer políticas de gastos que garanticen el cumplimiento, hay cinco consejos principales:

Sencillez y actualización

Toda política corporativa de gastos debe definir claramente lo que los empleados pueden y no pueden reclamar por ese concepto, así que las empresas han de asegurarse que las normas se establecen de forma sencilla y sean fáciles de leer.

Por otra parte, la política debe ser accesible y evitar que quede desfasada porque la legislación cambia y la tecnología avanza, así que es fundamental reservarse tiempo para revisar y actualizar la política de la empresa con regularidad.

La localización es clave para una política justa y flexible

No todos los gastos de los empleados son iguales, ni todos los empleados están en el mismo lugar. Las políticas de gastos deben ser flexibles y deben contemplar la adaptación a versiones locales, que tengan en cuenta las variaciones culturales, diferentes costes y la legislación. Fomentar empleados contentos que sean más productivos aumenta la retención del talento, un componente necesario para el éxito empresarial a largo plazo.

Conseguir la participación de arriba abajo y de abajo arriba

Mantener conversaciones con un amplio abanico de empleados ayudará a elaborar una política a medida. Identificar áreas problemáticas y decidir de forma conjunta si las revisiones son justas significa que el cumplimiento tiene mas posibilidades de ser bien recibido en toda la empresa. Cuando se trata de políticas de gastos, asegurarse de que los empleados entienden por qué existen significará que es más probable que sigan la política que se aplica.

Cuando se trata de cumplimiento, la tecnología es amiga de todos

Una vez que la política ha sido firmada es fundamental la formación sobre cómo aplicarla. Aquí la tecnología tiene un gran potencial para apoyar su cumplimiento, desde la mejora de la experiencia de los empleados hasta la forma en que los equipos financieros pueden hacer un seguimiento e informar sobre los gastos con precisión. La eficiencia y el control de costes son de vital importancia para comprender dónde hay margen para reducir los costes e impulsar el crecimiento de la empresa.

Al reducir el tiempo que los empleados dedican a tareas mundanas y repetitivas, los procesos automatizados pueden permitir que el trabajo estratégico sea el principal y mejorar la productividad.

Pagar puntualmente

Un pago de gastos eficaz tiene un impacto significativo en la satisfacción y el cumplimiento de los empleados, porque presentar solicitudes de gastos puede ser estresante, sobre todo cuando un empleado ha pagado una gran suma por adelantado. Reembolsar con prontitud es fundamental para garantizar que los empleados se sientan respetados y, a su vez, respeten las normas y los procesos de las políticas de gastos.

Además, mitigar, detectar y prevenir las pérdidas debidas a errores accidentales o actividades fraudulentas es la clave cuando se trata de reclamaciones de gastos. Asegurarse de que se establecen las directrices adecuadas es el primer paso lógico en el camino hacia el mantenimiento, la visibilidad y el control eficientes de la gestión de los gastos.