9 consejos para organizar viajes de grupo corporativos

Viajes en grupo de éxito, tanto de ocio como de empresa, son los que brindan oportunidades para descubrir algo nuevo, establecer contactos, construir equipos y elevar la moral. Ésto sólo se podrá conseguir si el viaje es agradable y finaliza sin contratiempos que puedan estresar a los invitados.

Asumiendo que ya decidiste el destino y las actividades principales para tu viaje, te dejamos con nuestros nueve consejos para mejorar la experiencia de viaje para tu grupo:

1. Recuerda tus objetivos

Establece el tono desde el principio conociendo tus objetivos para el viaje. ¿Es para cerrar un negocio? ¿Para fomentar el trabajo en equipo? ¿O para motivar a empleados? El objetivo del viaje determinará todo lo demás: el horario, el tipo de alojamiento, desplazamientos y de actividades - pudiendo incluir team building en la piscina o sesiones de estrategia en una sala.

2. Al que madruga…

Reserva vuelos y alojamiento con anticipación, y cuanto más grande sea tu grupo, antes debes hacerlo. No sólo subirán los precios a medida que se acerque la fecha del viaje, sino que los vuelos y hoteles se llenarán, restándole flexibilidad a tus posibilidades. Lo mismo aplica a alquiler de transportes para grupo, que pueden escasear si tu viaje coincide con ferias y otros grandes eventos en destino. Y, si el viaje incluye entretenimiento o asistencia a grandes eventos, asegúrate de reservar espacios o vuestras entradas con antelación.

3. Solicita tarifas de grupo

Muchos hoteles y empresas de servicios ofrecen descuentos para grupos, así que no te cortes y búscalos. Incluso si una empresa no parece ofrecerlos, a menudo hoteles y otros proveedores valoran su negocio y se esfuerzan por acomodar peticiones de sus clientes, especialmente si son corporativos. Además, busca empresas con programas de fidelización, que te ayudarán a maximizar tu presupuesto y mejorar la experiencia de viaje.

4. Ten un plan B

¿Tienes un plan en caso de que el vuelo cambie? ¿Qué pasa si una tormenta amenaza sobre la gala al aire libre que organizaste? Asegúrate de tener un plan alternativo para las áreas principales del viaje como el alojamiento, transporte y entretenimiento, porque casi siempre hay imprevistos.

5. Conecta a tus invitados

Asegúrate de que todos tengan personas de contacto, números de teléfono y direcciones esenciales, especialmente del hotel. Recomendamos compartir esta información y el programa de actividades tanto en formato digital como en papel. En comparación con un grupo de Whatsapp, suena un poco anticuado pero es efectivo ya que durante viajes hay robos de móviles, teléfonos sin batería…

Desde el comienzo del viaje, designa lugares y horarios de reunión (como actividades de grupo, horarios de comidas y centros de transporte) para reunir a tu grupo en caso de que se separe o pierda la comunicación.

6. Allá donde fueres…

¿Estás visitando un país cuyo idioma local es desconocido para la mayoría en tu grupo? Considera si el grupo necesitará un traductor o una guía local para cualquier actividad que hayas planeado. También ten en cuenta posibles tabúes culturales y educa a tu grupo para evitar transgredirlos, ya que situaciones inocentes pueden acabar de manera inesperada y causar ofensa a los residentes locales.

7. Conoce las necesidades de tus invitados

¿Alguien en tu grupo tiene restricciones dietéticas? ¿Las actividades y el alojamiento que elegiste son accesibles para tu compañeros con discapacidades físicas? Asegúrate de averiguar cualquier necesidad especial que tenga tu grupo antes de finalizar tus planes.

8. En caso de emergencia...

De entre las atracciones en tu destino, el hospital es probablemente el que menos deseas visitar. Sin embargo, los accidentes pasan y la gente se pone enferma, especialmente si viajas a un país diferente, así que asegúrate de saber cómo funciona el sistema de atención médica y qué hospitales son los mejores para viajeros. En tu documento de viaje, asegúrate de incluir números de emergencia por si ocurriera cualquier percance. Además recomendamos que todos los viajeros sepan cómo coger un taxi de vuelta al hotel.

9. Subcontrata servicios

Los organizadores de viajes corporativos son los máximos responsables del éxito del viaje de grupo y tienen mil y un cabos que atar para que la experiencia fluya y sea grata para todos. Por muy competente que sean algunos detalles se pueden escapar e imprevistos suceder, con lo que contar con profesionales con experiencia y recursos es muy recomendable.

Con tanto en juego, atraer a un agente externo puede ser un acierto. Un agente de viajes puede ayudarte con los hoteles, los viajes y el entretenimiento, permitiéndole concentrarse en que la experiencia sea memorable, por las razones adecuadas, y cumpla sus objetivos.

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