Como calcular el coste fijo por cliente según niveles de ocupación

Como calcular el coste fijo por cliente según niveles de ocupación

Capítulo 1 de la serie Que entiendo por especialización, como Director de Hotel

Vamos a considerar un hotel de cuatro estrellas, con 218 habitaciones y 420 plazas, ubicado en población turística de la costa mediterránea, en la que se considera que los precios de venta se podrán discriminar a lo largo de cuatro temporadas:

• Temporada alta en los meses de Julio y Agosto con duración de 62 días.
• Temporada media alta en los meses de Junio, Septiembre y siete días de Semana Santa con duración de 67 días.
• Temporada media baja con duración en los meses de Octubre a Diciembre con duración de 92 días.
• Temporada baja con duración de Enero a Mayo, excepto 7 días de Semana Santa con duración de 144 días.

Los costes fijos de ese establecimiento de acuerdo a la estrategia que queremos adoptar para el mismo se han calculado en:

• 2.304.680 € anuales en concepto de costes fijos de estructura, con repercusión mensual de 192.056,66 € en los que se han considerado:
  • Costes financieros. (no computados, dado que se utilizan recursos propios)
  • Amortizaciones técnicas. (no computadas al ser un establecimiento alquilado con todas sus dotaciones)
  • Personal que se mantendría en servicio aun cuando el hotel pudiera permanecer cerrado, como equipo directivo y comercial, personal de mantenimiento, vigilancia, etc., valorado en 360.000 € anuales.
  • Seguros. (Valorados en 9.000 € anuales)
  • Impuestos afectando a la empresa con independencia de su estado de funcionamiento. (Calculados en 8.280 € anuales)
  • Costes fijos de contratos de mantenimiento como ascensores, instalaciones de seguridad, equipos informáticos, equipamientos diversos. (Calculados en 3.600 € anuales)
  • Costes fijos de suministros como energía eléctrica, agua, gas, servicios de telefonía, internet, etc. (Calculados en 5.400 € anuales)
  • Cualquier otro gasto que haya de ser imputado con independencia de que el establecimiento pueda estar en explotación o cerrado.
  • En caso de que el establecimiento se gestionase en régimen de alquiler, este sustituiría en todo o en parte los dos primeros apartados. (Calculado en este caso en 959.200 € anuales).
  • El beneficio mínimo deseado. (Al ser en este caso un establecimiento alquilado del que no se pueden esperar plusvalías del inmueble, se desea obtener como beneficio una cifra igual al riesgo asumido con el alquiler, es decir 959.200 € anuales).

Dado que el total de coste fijo se ha calculado en 5.652.768 €, resulta un coste fijo de explotación de 3.348.088 €, del que la cifra más importante corresponde al personal y que debemos discriminar a lo largo de las diferentes temporadas del año, por cuanto el mismo afectará de forma diferente a cada una de ellas de acuerdo con la demanda previsible en cada una, hecho que debemos considerar en el caso de que quisiésemos calcular los resultados de posibles cierres por temporada.

El coste mensual resultante sería en cada temporada de:

• TEMPORADA BAJA Y MEDIA BAJA: 259.753,29 € mensuales en concepto de costes fijos de explotación, que con los 192.056,67 € de coste fijo de estructura, genera mensualmente un coste fijo de 451.809,96 €, totalizando 3.501.527,16 € en los 7,75 meses de las temporadas baja y media baja, que divididos por los 236 días de las temporadas baja y media baja, representan 14.836,98 € por día en cada una de estas temporadas.
• TEMPORADA MEDIA ALTA: 300.000 € mensuales en concepto de costes fijos de explotación, que con los 192.056,67 € de coste fijo de estructura, genera mensualmente un coste fijo de 492.056,67 €, totalizando 1.107.127,51 € en los 2,25 meses de temporada media alta, que divididos por los 67 días de esa temporada, representan 16.524,29 € por día.
• TEMPORADA ALTA: 330.000 € mensuales en concepto de costes fijos de explotación, que con los 192.056,67 € de coste fijo de estructura, genera mensualmente un coste fijo de 522.056,67 €, totalizando 1.044.113,34 € en los 2 meses de temporada alta, que divididos por los 62 días de esa temporada, representan 16.840,54 € por día.

En todas las temporadas el gasto más importante a considerar como fijo de explotación lo constituye el personal fijo que afecta a las cuatro temporadas, baja, media baja, media alta y alta. En la temporada media alta el gasto fijo se incrementa debido al coste de la contratación de personal eventual con contrato de temporada que afecta tanto a esta temporada como a la temporada alta, para en esta última volver a incrementarse con nuevos contratos temporales para hacer frente al incremento de ocupación previsto para la temporada alta, con esos datos podemos calcular el coste por servicio según porcentaje de ocupación y temporada, con los siguientes resultados:

Temporada baja y media baja (1) en la que consideramos ocupaciones que no deberán bajar del 30%, con los siguientes resultados calculados en porcentajes del 30, 40, 50 y 60 por ciento, que ampliamos al 70 y 80 por ciento por si fuese necesario buscar mayores niveles de ocupación:

• 80% con 420 * 236 * 80% = 79.296 clientes temporada, el coste por cliente sería de

3.501.527,16 / 79.296 = 44,16 €

• 70% con 420 * 236 * 70% = 69.384 clientes temporada, el coste por cliente sería de

3.501.527,16 / 69.384 = 50,47 €

• 60% con 420 * 236 * 60% = 56.640 clientes temporada, el coste por cliente sería de

3.501.527,16 / 59.472 = 58,88 €

• 50% con 420 * 236 * 50% = 49.560 clientes temporada, el coste por cliente sería de

3.501.527,16 / 49.560 = 70,65 €

• 40% con 420 * 236 * 40% = 39.648 clientes temporada, el coste por cliente sería de

3.501.527,16 / 39.648 = 88,32 €

• 30% con 420 * 236 * 30% = 28.320 clientes temporada, el coste por cliente sería de

3.501.527,16 / 29.736 = 117,75 €

Temporada media alta (2) en la que consideramos ocupaciones que no deberán bajar del 80%, con los siguientes resultados calculados en porcentajes del 50, 60, 70, 80 y 90 por ciento, considerando como más factibles de conseguir los del 60 y 70 por ciento:

• 90% con 420 * 67 * 90% = 25.326 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.107.127,51 / 25.326 = 43,72 €

• 80% con 420 * 67 * 80% = 21.440 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.107.127,51 / 22.512 = 49,18 €

• 70% con 420 * 67 * 70% = 19.698 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.107.127,51 / 19.698 = 56,21 €

• 60% con 420 * 67 * 60% = 16.884 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.107.127,51 / 16.884 = 65,57 €

• 50% con 420 * 67 * 50% = 14.070 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.107.127,51 / 14.070 = 78,69 €

Temporada alta (3) en la que consideramos ocupaciones que no deberán bajar del 70%, con los siguientes resultados calculados en porcentajes del 60, 70, 80, 90 y 100 por ciento:

• 100% con 420 * 62 = 26.040 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.044.113,34 / 26.040 = 40,10 €

• 90% con 420 * 62 * 90% = 23.436 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.044.113,34 / 23.436 = 44,55 €

• 80% con 420 * 62 * 80% = 20.832 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.044.113,34 / 20.832 = 50,12 €

• 70% con 420 * 62 * 70% = 18.228 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.044.113,34 / 18.228 = 57,28 €

• 60% con 420 * 62 * 60% = 15.624 clientes temporada, el coste por cliente sería de

1.044.113,34 / 15.624 = 66,83 €

En todos los casos el color rojo nos indica una señal de alarma, que el gestor hotelero debería tener en consideración, caso de que la realidad de la gestión no se ajuste a las previsiones dentro de la estrategia que se hubiera marcado.

(1) Temporadas Baja y Media Baja: Estas dos temporadas comprenden muy cerca del 65% de días en cualquier establecimiento turístico de sol y playa de la península e islas Baleares, pudiendo ser menor en destinos de montaña con estaciones de esquí y en las islas Canarias, en donde podremos encontrar muy diversas duraciones de todas las temporadas, al disponer de dos periodos diferentes en cada una de las temporadas, al establecerse temporadas altas de invierno y de verano, con objetivos claramente diferenciados.

(2) Temporada Media Alta: Como en el caso anterior si la señal de alarma nos aparece por la banda baja, la solución deberá buscarse por el mismo camino, por el contrario en el caso de que la señal de alarma, sea consecuencia de un nivel de ocupación mayor a las previsiones, nos señala que, si queremos mantener los estándares de calidad propios de la estrategia de gestión que habíamos definido, debemos contratar personal eventual para hacer frente a ese mayor nivel de ocupación, caso de no disponer de un colchón de seguridad, que una organización de personal acorde a las necesidades reales, se haya podido derivar de periodos con nivel de ocupación menor del inicialmente previsto.

(3) Temporada Alta: El color rojo en ocupaciones por debajo del 80% nos indica una señal de alarma, en la que dado que las diferencias de coste fijo de explotación, va a corresponder en su mayor parte a los gastos de personal, que se ha calculado presupuestariamente por contrataciones de temporada, por dos y cuatro meses, por lo que una bajada de ocupación sobre las previsiones existentes, debe permitirle mediante una adecuada organización, adelantar libranzas y vacaciones, de personal tanto fijo como eventual, que ayuden a reducir el nivel de las liquidaciones de unos, y la necesidad de contrataciones por razón de la ocupación en casos de aumentos puntuales de la ocupación a lo largo de las temporadas baja y media baja.

En cualquiera de los casos, el gestor deberá calcular como influye cada situación en su cuenta de resultados, para buscar la fórmula más adecuada a las circunstancias que en cada caso se le presenten.

Centrándonos en destinos turísticos de la península y Baleares vemos que la señal de alerta solo la hemos considerada en la posibilidad de aumento de la ocupación, por cuanto no sería normal pensar en medias de ocupación por debajo del 30%, para poder mantener el hotel abierto, a poco que se pudiera trabajar en los fines de semana, mientras que por ser las temporadas con más larga duración, cualquier estrategia que pudiera redundar en la obtención de ocupaciones por encima del 50%, con precios que garantizasen una mínima rentabilidad, podría generar una fuerte mejora en la cuenta de resultados, siempre que para hacer frente a dicho aumento de la ocupación se tenga en cuenta la necesidad de adecuar los gastos fijos de explotación a esa circunstancia, a fin de mantener el estándar de calidad que se había previsto para ese establecimiento.

En el próximo capítulo vamos a considerar si

¿Tenemos información suficiente para optimizar la gestión?

Capítulo 2 de la serie Que entiendo por especialización, como Director de Hotel

Este post estará publicado además de en este blog, en los que el autor tiene en Directores de Hotel, Invat.tur y Wordpress