Importancia de la periodificación en el análisis de la explotación hotelera

IMPORTANCIA DE LA PERIODIFICACIÓN EN EL ANÁLISIS DE LA EXPLOTACIÓN HOTELERA

En la mayor parte de establecimientos que cierran por temporada, no existe un verdadero estudio de viabilidad de las temporadas con potencial de negocio, tomando la decisión de apertura o cierre, basados en intuiciones, cuando no en una cuenta de resultados, de escasa fiabilidad, por cuanto les señalan cuales han sido sus resultados históricos, pero sin definir de forma clara y precisa como y especialmente cuando se han obtenido esos resultados, pudiendo tener una visión bastante errónea de la realidad de su negocio, como podremos confirmar a través de los supuestos sobre los que vamos a trabajar en los supuestos de explotación que se acompañan.

En un establecimiento que por sus características está abierto todo el año, sin preocupación o interés por tener una visión en profundidad de como se desarrolla su negocio, conformándose con su cuenta de resultados, no debe tener problema alguno de periodificación, pudiendo repartir todos sus gastos fijos a lo largo de los doce meses del año.

No será lo mismo, en un establecimiento con problemas, en el que su cuenta de resultados no cubra las expectativas puestas en la inversión realizada, o sea claramente insuficiente para hacer frente a sus gastos de explotación y los financieros en que haya podido incurrir la empresa, en cuyo caso deberá tratar de optimizar la rentabilidad del establecimiento, buscando formas de comercialización más sofisticadas que las desarrolladas hasta el momento.

La necesidad de analizar todos los posibles nichos de mercado sobre los que pueda influir, y los índices de productividad a obtener de cada uno de ellos, puede hacer necesaria la diferenciación de tarifas por nichos de mercado y por temporadas, lo que llevaría aparejada la necesidad de periodificar el establecimiento de acuerdo con las posibilidades comerciales que puedan ser detectadas, especialmente si se plantea en algún momento la posibilidad de algún periodo de cierre total o parcial de sus instalaciones o servicios.

En los cálculos que aparecen en el post El Establecimiento Hotelero frente al Presupuesto, señalábamos como en algunos establecimientos podía ocurrir, que de acuerdo con las decisiones de apertura o cierre, pudiese llegar a ganar más dinero en dos meses que abierto todo el año, pudiendo parecer una percepción exagerada del autor, y que vamos a razonar en este capítulo, al clarificar todas las posibilidades de análisis que se pueden presentar, y los errores más comunes de algunos analistas a la hora de proceder a cálculos basados en la periodificación del presupuesto.

En el post Los gastos en la explotación hotelera, hemos definido los gastos fijos, señalando los dos niveles de gasto fijo, en gastos fijos de estructura y gastos fijos de explotación.

He visto realizar análisis en los que los gastos fijos de un establecimiento, se dividen entre el periodo de apertura en estudio, no diferenciando la realidad de los gastos fijos de estructura de los de explotación, con resultado de dividir dichos gastos entre cuatro meses, si ese es el periodo de estudio, o entre seis, nueve o doce meses, igual da el número de meses, sobre los que pretenden hacer el estudio de viabilidad, al considerar que en cada uno de los periodos están incluyendo los gastos fijos que le corresponden, y el resultado que obtienen les va a señalar las posibilidades de cada periodificación objeto de estudio.

Esta manera de trabajar lleva sin remisión a un error de interpretación, al haber partido de una premisa falsa, generando en unas periodificaciones un beneficio muy superior al que realmente les corresponde y en otras un resultado muy por debajo del que iban a obtener.

Dentro del capítulo de gastos fijos de estructura, y vamos a incluir entre éstos las amortizaciones técnicas, y también las de los créditos, que no siendo, estos últimos, gastos fiscalmente hablando, hacen preciso que el negocio genere beneficio o tesorería suficiente para hacerlos frente.

Estos dos capítulos de gasto fijo de estructura solamente, tienen importancia suficiente para hacer necesario un análisis mucho más profundo del habitual, cuando tratamos de periodificar las posibilidades de productividad de esta empresa.

Pongamos como ejemplo un establecimiento, en el que vamos a analizar las posibilidades comerciales y resultado previsible, con una apertura de cuatro, seis o nueve meses, y en el que aparte de otros gastos fijos de estructura menores, tenemos que considerar la siguiente situación:

Establecimiento Hotel de **** 150 habitaciones y 300 plazas

• Superficie construida 11.000 m2
• Repercusión del suelo 300 € m2 300.000 €
• Construcción 500 € m2 5.500.000 €
• Maquinaria e instalaciones 180 € m2 1.980.000 €
• Equipamiento 120 € m2 1.320.000 €
• Inversión total 12.100.000 €

Amortizaciones técnicas:

• Construcción 3% anual 165.000 €
• Maquinaria e instalaciones 10% anual 198.000 €
• Equipamiento 15% anual 198.000 €
• Amortización anual 561.000 €

Carga Financiera:

• Crédito hipotecario 6.000.000 € 4,50% anual 20 años
• Intereses del ejercicio 270.000 €
• Amortizaciones del ejercicio 185.520 €
• Suma amortización mas intereses 455.520 €

Gastos de personal: 90.000 €

(Dirección, seguridad y mantenimiento que se mantendrán en cualquier caso)

Estos gastos que suman UN MILLÓN CIENTO SEIS MIL QUINIENTOS VEINTE Euros (1.106.520 €) van a ser los mismos, para una apertura de cuatro, seis o nueve meses, por lo que si dividimos dicha cifra entre el periodo de apertura a analizar en cada caso tendremos:

• 1.106.520 : 4 = 276.630 € mes y 1.106.520 € año
• 1.106.520 : 6 = 184.420 € mes y 1.106.520 € año
• 1.106.520 : 9 = 122.947 € mes y 1.106.520 € año

Y ahora mi pregunta es:

¿Es correcto este planteamiento para buscar el periodo de apertura óptimo de este establecimiento?

Antes de seguir con la lectura piénsalo durante el tiempo suficiente, como para tomar una decisión cara a tu negocio, y poder saber, una vez comparada tu respuesta con los supuestos que hacemos a continua-ción, si has acertado o estabas equivocado.

No se trata de un ejercicio baldío, ya que se pretende que puedas contrastar tu capacidad de análisis, permitiéndote profundizar en aquellos puntos en que puedas sentir que más lo necesitas.

Para no hacer excesivamente difícil la comprensión de este ejercicio, vamos a considerar unos supuestos de fácil comprensión, y que no lo alarguen de forma excesiva.

En este establecimiento consideramos posible la siguiente comercialización, con todos los clientes en régimen de pensión completa:

CUATRO MESES:

• Cliente 40% directo y 60% agencias
• Gasto variable por cliente día de 18 €
• Ingreso por cliente:
• Agosto 90% ocupación a 90 € clientes directos y 72 € clientes de agencia.
• Julio 80% ocupación a 75 € clientes directos y 60 € clientes de agencia.
• Setiembre 80% ocupación 60 € clientes directos y 48 € agencia.
• Junio 70% ocupación 50 € clientes directos y 40 € clientes de agencia.

De acuerdo con los resultados de la siguiente tabla, podría parecer que abrir los meses de junio y septiembre no es rentable, dado que en ambos meses tenemos unas pérdidas de 112.830 € en junio y 26.070 € en septiembre, comiéndose una parte importante de los resultados positivos de agosto y todos los del mes de julio

Conceptos Junio Julio Agosto Septbre TOTAL

• Días 30 31 31 30 122
• Plazas 300 300 300 300 300
• Oferta 9.000 9.300 9.300 9.000 36.600
• % Ocup. 70% 80% 90% 80% 80,08%
• Ocup. 6.300 7.440 8.370 7.200 29.310

Prod. Directos 126.000 223.200 301.320 172.800 823.320

• % Ocupac. 40% 40% 40% 40% 40%
• Clientes 2.520 2.976 3.348 2.880 11.724
• Ingr. Cltes. 50,00 75,00 90,00 60,00 70,23

Prod. Agencias 151.200 267.840 361.584 207.360 987.984

• % Ocupac. 60% 60% 60% 60% 60%
• Clientes 3.780 4.464 5.022 4.320 17.586
• Ing, cliente 40,00 60,00 72,00 48,00 56,18

PROD. TOTAL 277.200 491.040 662.904 380.160 1.811.304

GASTO TOTAL 390.030 410.550 427.290 406.230 1.634.100

• Gasto Fijo 276.630 276.630 276.630 276.630 1.106.520
• Gto. Vble. 113.400 133.920 150.660 129.600 527.580

RESULTADO -112.830 80.490 235.614 -26.070 177.204

sin embargo este pensamiento es totalmente erróneo, dado que si no tuviésemos abierto junio y septiembre los gastos fijos tendrían que haber sido soportados íntegramente por julio y agosto, en cuyo caso en lugar de ganar 177.204 €, habríamos perdido:

(80.490 + 235.614) – (276.630 x 2) = -237.156 €

Ya sabemos que este ejercicio no es real, y las cifras están en algún caso distorsionadas, ya que no hemos considerado los gastos fijos de explotación, y éstos no están cubiertos por los gastos variables que hemos señalado para el ejercicio, pero es válido al efecto de análisis.

¿Piensas ahora lo mismo que antes sobre como aplicar los gastos fijos de estructura, en los periodos de análisis que queramos hacer del establecimiento?

Ahora podemos seguir tratando la periodifi-cación de un establecimiento a efectos de analizar sus posibilidades de generar beneficios en cada uno de los periodos objeto de estudio, al poder comprender con mayor facilidad la razón de la aplicación de los gastos fijos de una forma determinada, que no va a ser precisamente la de reparto entre los meses en estudio, o a lo largo de todo el ejercicio, sino de aplicación total al menor cómputo de tiempo, que dentro de los periodos objeto de análisis, tendría que soportar los gastos fijos si se pretendiese cerrar por no resultar rentables determinados periodos al repartir los gastos fijos en ellos.

La razón de esta decisión la podemos deducir fácilmente del ejercicio realizado, ya hemos visto que si hubiésemos decidido cerrar los meses de junio y septiembre al ocasionar pérdidas, la pérdida hubiese sido mayor, ya que habríamos convertido un beneficio de 177.204 € en una pérdida de 237.156 €, y en el caso de haber decidido el cierre de junio por ser el de mayor pérdida, tendríamos en lugar del beneficio obtenido con los cuatro meses de apertura una pérdida de:

276.630 + 26.070 –(80.490 + 235.614) = - 13.404 €

De todo ello, hemos de deducir que en el análisis de gestión, tenemos que situarnos en posicionamientos que nos permitan ver todas las interacciones existentes entre los diferentes tipos de gasto, como éstos influyen sobre la gestión del negocio, y especialmente que intervalos de tiempo han de absorber determinado nivel de gastos fijos sean estos de estructura o de explotación, si planteásemos el cierre de parte del periodo al que los mismos afectan.

Los posicionamientos a que hacemos referencia en el párrafo anterior, nos darán falsos resultados, dado que van a provocar que aparezcan como deficitarios los meses de rentabilidad mayor, presentando como rentables periodos de tiempo que si tuviesen que absorber la parte de gastos fijos de estructura que en la práctica les correspondería, darían un resultado deficitario, sin embargo es el mejor camino para ver con claridad el potencial de negocio real, ya que nos permite distinguir mediante la suma algebraica de las diferentes periodificaciones el periodo de negocio con el que podemos obtener el mayor beneficio.

A partir de este momento, vamos a ver que pasaría en el establecimiento anterior, si abrimos dos meses mas el establecimiento, partiendo de que los gastos fijos de estructura, ya han sido absorbidos por el periodo ya analizado.

Los meses que se mantendrá abierto sobre los ya estudiados son abril y mayo, y en estos meses con el mismo esquema de gasto variable, se puede obtener un contrato con una agencia de viajes que garantiza una ocupación del 50% con un precio medio por cliente de 30 €, y se considera posible obtener una ocupación adicional de clientes directos en fines de semana y alguna demanda entre semana que puede representar el 10% de ocupación con un ingreso medio de 40 € por plaza. El resultado de esta apertura será de:

Conceptos Abril Mayo TOTAL

• Días 30 31 61
• Plazas 300 300 300
• Oferta 9.000 9.300 18.300

Producción Directos 36.000 37.200 73.200

• % Ocupación 10% 10% 10%
• Clientes 900 930 1.830
• Ingr. Cliente 40,00 40,00 40,00

Producción Agencias 135.000 139.500 274.500

• % Ocupación 50% 50% 50%
• Clientes 4.500 4.650 9.150
• Ingreso Cliente 30,00 30,00 30,00

Producción TOTAL 171.000 176.700 347.700

GASTO TOTAL 97.200 100.440 197.640

• Gastos Fijos 0 0 0
• gastos Variables 97.200 100.440 197.640

RESULTADO 73.800 76.260 150.060

Con este sistema de periodificación, al haber dejado los gastos fijos de estructura para ser soportados sobre el periodo en que teníamos definida la apertura en primer lugar, al dejar los meses de abril y mayo sin gastos fijos, nos hace ver la posibilidad de obtener una mejora de resultados de 150.060 € en el cómputo anual, al obtener un resultado positivo en ambos meses de 73.800 y 76.260 €.

Que hubiese ocurrido, si pensando en abrir seis meses hubiésemos dividido entre los seis meses los gastos fijos, de forma que aparecería un gasto fijo de 184.420 € al mes, es decir 276.630 – 184.420 = 92.210 € menos cada mes

• Resultado abril -184.420 +73.800 -110.620
• Resultado mayo -184.420 +76.260 -108.160
• Resultado junio -112.830 +92.210 -20.620
• Resultado julio +80.490 +92.210 +172.700
• Resultado agosto +235.614+92.210 +327.824
• Resultado septbre -26.070 +92.210 +66.140

El resultado del ejercicio si estableciésemos una sola tabla quedará en:

-110.620–108.160–20.620+172.700+327.824+66.140= 327.264 €

de forma que aparecen los meses de abril y mayo con fuertes pérdidas que pueden conducir a plantearse el cierre en dichos meses.

El acumulado de las dos tablas realizadas en el ejemplo propuesto en:

73.800+76.260-112.830+80.490+235.614-26.070= 327.264 €

permitiendo ver una pérdida mayor del mes de junio, compensada con los resultados positivos de abril y mayo.

La mayor facilidad para ver la realidad del potencial de negocio por uno u otro medio, al repartir el coste de los gastos fijos de estructura entre mayor o menor número de meses, puede ayudar a no crear una imagen distorsionada de la rentabilidad final, dado que no es frecuente encontrar en las empresas los gastos definidos con claridad en su carácter de fijos y variables y convenientemente periodificados, impidiendo que pueda cometerse el error de provocar cierres de temporada en momentos con alto nivel de rentabilidad.