Departamento de Bebidas: ¿Me la están jugando?

Si en algo coinciden la mayoría de empresas hosteleras que implantan sistemas de control de bebidas en hoteles, bares y restaurantes, es el método de control que se lleva a cabo, y para el que cuando se investiga un poco, salen a la luz importantes limitaciones.

Simplificándolo mucho, el sistema pasa por dividir el coste de las bebidas consumidas en el período, entre las ventas netas de éstas, de tal forma que el resultado es un ratio porcentual determinado, que se contrasta con el índice de referencia de la empresa (normalmente, va de un 15% a un 25%, pero cada casa es un mundo).

COSTE BEBIDA = CONSUMO BEBIDA / VENTAS BEBIDA

Pero: ¿Es válido este sistema de referencia? Lo mejor es dar respuesta con un ejemplo práctico y sencillo:

Un bar X tiene en su oferta de bebidas Agua embotellada individual y Vino de la Casa, con sus respectivos precios de venta, coste y ratio de coste sobre venta teórico; Según las ventas realizadas, en el período 1 el coste es de un 25,38% sobre 38,6€ de venta, y en el período 2 tenemos un coste de 32,45% para 106,6€ de venta, debido al cambio en la demanda de productos de nuestros clientes.

Si el gestor se guía por una referencia de ratio de coste del 25%, por ejemplo, detectará desviaciones en el período 2 y empezará a poner sistemas de control adicionales que, en realidad, no son necesarios, pues el procedimiento ha sido el correcto en ambos casos (todo lo que se ha consumido se ha registrado como venta).

CONCLUSIÓN: No podemos establecer un sistema de control basado en un ratio de bebidas constante, teniendo en cuenta que este ratio varía en función de la demanda de artículos de clientes.

Entonces, ¿existe un sistema de control que sea capaz de ayudar a gestionar el departamento de bebidas?

Pues sí, pero debe basarse en la conversión de artículos de venta y de consumo en una variable común capaz de ser comparada, con el fin de localizar las desviaciones existentes por artículo, y poder focalizar el punto de desviación en el mismo origen, y no en un ámbito tan general como el del ratio de coste de bebidas en su conjunto.

Los requisitos para poder hacer que este sistema de control sea automático y fácil de generar, pasan por disponer de herramientas informáticas tanto para el punto de venta (TPV), como para el almacén (módulo de Almacén/Compras), así como la realización de inventarios para el cálculo del consumo del período.

Con todo eso, hay que configurar ambos módulos con unos cálculos básicos que permitan cruzar los artículos registrados en el TPV, con los artículos consumidos en Almacén, de tal forma que si hay desviación, ésta se detecte a nivel de cada artículo.

Un ejemplo del informe detallado resultante, analizando las ventas y los consumos de cada artículo de bebida, sería algo así:

Analizando el artículo Cola 50cl, se observa que se han registrado en el TPV 770 unidades (entre venta e invitaciones o cuenta casa), por valor de 2.526€, mientras que se han consumido 920 unidades (150 más de las registradas), a un coste de 300,49€ (43,27€ más de lo que deberíamos haber consumido); El ratio de coste de bebida teórico, que debería haber sido del 9,95%, ha pasado a un 11,90%, registrando una desviación sólo en este artículo del 1,94%.

De esta forma, lo importante no es el ratio de coste de bebida obtenido, sino saber con precisión si todo lo que se ha consumido en el almacén se ha registrado como venta, y por tanto no hay opción a que “me la estén jugando”.

A PARTIR DEL 2014 LOS VIDEOTUTORIALES DE HCC-HOTEL COST CONTROL SON GRATUITOS.

SIGA EL ENLACE AL VIDEOTUTORIAL HCC-CONTROL Y GESTIÓN BEBIDAS