Los sistemas de gestión interna mejoran la “salud” de la industria hotelera

La industria hotelera española parece haber concluido su particular travesía del desierto, dejando ver los primeros signos de recuperación gracias, entre otras cosas, a los 60 millones de turistas internacionales que visitaron España en 2013. No sabemos si ha sido causa o efecto, pero lo cierto es que el año pasado, ha marcado el inicio de una nueva etapa de mayor inversión tecnológica en un sector, más optimista, que apuesta por herramientas potentes, flexibles y escalables, no sólo para hacer llegar sus ofertas a clientes de todo el mundo, sino también para optimizar su gestión del día a día, mejorando su eficiencia.

La “buena estrella” de la industria hotelera sigue brillando en los primeros meses de 2014 y, tras un período de más estabilidad, se puede decir que hoy está totalmente preparada para impulsar su crecimiento. Un crecimiento que, sin duda, apoyará en sus sistemas de gestión interna.

Gestión interna para mejorar la operativa “externa”

El principal valor que demanda un hotelero es encontrar un sistema de gestión fiable, ya que al tratarse de establecimientos que ofrecen un servicio 24X7 necesitan herramientas con máximas garantías de funcionamiento. También necesitan encontrar soluciones modulares que integren de una manera centralizada, toda la información que se maneja en las distintas áreas del negocio (financiera, de compras, del restaurante, etc.) para disponer así de los datos necesarios en un solo click de ratón.

A lo largo de este último año, ha crecido el interés por los aplicativos de contabilidad avanzada que ayudan a determinar y a analizar qué centro de coste o qué salón, por ejemplo, está reportando más beneficios o en qué otro, se puede o se debe reducir los costes. Los hoteleros no sólo buscan aumentar sus ventas, sino que necesitan identificar cuáles son sus áreas del negocio más eficiente, es decir, aquellas que maximizan la rentabilidad, ya que sin duda, repercutirán en los beneficios finales.

En todo caso, las empresas hoteleras, con independencia de su tamaño, buscan en su back-office la capacidad de disponer de un programa que se adapte a la cultura y a la legislación de su entorno para optimizar así, todos sus procesos sin consumir un importante número de recursos, personales y económicos.

Aprovechar al máximo las potencialidades de la Red

Las principales novedades incorporadas a los programas hoteleros en los últimos años, se centran en un mayor aprovechamiento de Internet, tanto para la gestión interna y comunicación entre varios establecimientos, como para la apertura hacia el exterior, propiciando la integración con diferentes canales de venta, una mayor visibilidad y el incremento del número de reservas.

Eso sí, además de incorporar todos estos nuevos canales a sus sistemas de gestión, los hoteleros no se olvidan de la automatización de su back-office y de su adecuada integración con la gestión front-office del hotel. La avanzada gestión financiera y de almacén, por ejemplo, reviste una especial importancia para este tipo de establecimientos, no sólo para mejorar la productividad del día a día, sino también para optimizar los procesos de toma de decisiones.

Dónde ahorran los hoteles con sistemas de gestión óptimos

Los ahorros en costes que se obtienen con la implantación de un software de gestión hotelera son múltiples. Algunos de ellos más fáciles de cuantificar que otros. El principal ahorro sin duda es la automatización de los procesos, sobre todo administrativos, con la que se eliminan muchas tareas manuales que suponen tiempo y esfuerzo del personal que puede dedicar a otras labores de mayor valor para el negocio, como puede ser, al análisis de la información.

La mejor gestión y control de los recursos representa otra de las grandes áreas de ahorro para la industria hotelera. Unos ahorros que van desde la optimización de los recursos financieros (mejorando la gestión financiera), hasta la contención del gasto en inmovilizados a través de su gestión adecuada o en las unidades necesarias de múltiples artículos (menaje, toallas, sábanas, etc.) con la optimización del almacén, pasando por el ahorro en el consumo de productos para la preparación de platos en el restaurante (con la aplicación de las fórmulas necesarias).

Finalmente, otro ahorro muy importante generado por los sistemas de gestión, y que resulta difícil de medir, es el ahorro en errores. Los errores y duplicidades en la información de gestión son fáciles de cometer, cuando un establecimiento aplica procesos manuales, y muy difíciles de detectar y eliminar. Cuando la información no está integrada, dicho error puede estar presente en varias bases de datos y fuentes, afectar negativamente a la toma de decisiones e incluso suponer una multa u otro tipo de penalización para el establecimiento o cadena hotelera. Dicen que la mejor manera de evitar los errores es no cometerlos y los modernos sistemas de gestión, con su filosofía del dato único, ayudan precisamente a esto, al automatizar la introducción y reutilización de los datos.