​¿Cómo mejorar las reuniones del personal en el 2016?

La mayor parte de los empleados pasan una cantidad significativa de horas en el lugar de trabajo. Idealmente, son las personas adecuadas para aumentar los resultados de la empresa. A veces se da el caso que necesitan un mentor que les guie y les proporcione de un modo claro lo que se espera de ellos. Por ello, las reuniones aumentan la eficacia de los empleados y les ayuda a responder a los problemas que surgen en su día a día, fomentan la innovación y crean un funcionamiento más natural y, un negocio más provechoso.

Lo ideal sería que las reuniones fueran diarias por tres razones.

1- Las reuniones regulares influencian el funcionamiento de la organización y su cultura.

Las reuniones regulares exhiben, afirman y ejercitan siempre los valores de la organización, las estructuras y las funciones que cumplen cada empleado - así que son también los medios primarios por los cuales la organización perpetúa su cultura, según Guillermo Daniels autor de Group Power II: A Manager's Guide to Conducting Regular Meetings (1990).

2- Las reuniones diarias podrían ser mejor manejadas y más cortas, evitando de este modo despilfarrar tiempo en largos y aburridos meetings que implican más generación de contenidos para poner a todos los empleados a día, lo que puede ser una verdadera pérdida de tiempo.

3- Las reuniones espaciadas en el tiempo podrían no ser eficaces y podrían surtir los resultados contrarios a lo esperado, fomentando una energía negativa entre sus participantes.

Si lo que se busca es fomentar y mejorar la comunicación en el seno de la empresa, la motivación de los empleados debe ser una tarea diaria.
Un ambiente altamente comunicativo y colaborativo se gestiona diariamente ya que es un medio para promover la productividad, creatividad y inspiración de los empleados.

Cuando las comunicaciones entre gerencia y empleados son espaciadas, se vuelven pobres, lo que podría desmoralizar a los empleados y conducirles a la confusión.

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El planteamiento de unas reuniones diarias no es imposible aunque cabe determinar de antemano el tema central de las mismas.

Como guía para determinar dicho tema, hemos aquí cinco preguntas que podrían ser de ayuda para crear un ambiente productivo de las reuniones.

1. ¿Necesitamos generar entusiasmo para un servicio o producto nuevo?

2. ¿ Estamos intentando crear o motivar al equipo?

3. ¿Estamos intentando resolver un problema o analizar las necesidades de los clientes?

4. ¿Estamos tratando de crear una nueva manera de que los empleados hagan su trabajo?

5. ¿Estamos tratando de resolver un problema interno?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “sí,” haga una reunión. Si no, utilice una manera alternativa de comunicarse (nota, email, y llamada telefónica...).

Si falta ideas para los contenidos de una reunión, pida ayuda a los miembros de su equipo.

Póngaselo fácil para que contribuyan con su aportación en la creación de los asuntos del orden del día.
Una buena idea podría ser la creación de un buzón de sugerencia, una dirección de correo electrónico, un tablón de anuncio, un libro de firmas...

Esto permitiría a la vez fomentar la comunicación y reafirmar el sentimiento de pertenencia de los empleados como miembro de la organización.