Las obligaciones de registro documental

Después de que un hotel español haya sido multado recientemente por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) por haber escaneado el pasaporte de un turista extranjero, y el post publicado el pasado 24 de marzo por mi compañero Guillermo Caro (https://www.hosteltur.com/comunidad/005012_la-aepd-impone-una-multa-de-30000-a-un-hotel-por-incumplir-el-rgpd.html), el propósito del presente post es repasar la regulación del libro-registro de viajeros, la cumplimentación de partes de entrada y la comunicación de datos a las dependencias policiales para los profesionales del sector del turismo.

La Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana establece, dentro de las potestades especiales de policía administrativa de seguridad, las obligaciones de registro documental (artículo 25) para las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividades relevantes para la seguridad ciudadana, como las de hospedaje, quedando sujetas a las obligaciones de registro documental e información en los términos que establezcan las disposiciones aplicables.

· Libro-registro del establecimiento:

Es obligatorio para los establecimientos de hospedaje cumplimentar los partes de entrada de los viajeros y la llevanza de un Libro de Registro, impresos o digitales.

El viajero deberá firmar dicho parte de manera inexcusable, pudiendo recogerse la firma en papel o en un soporte digital.

· Deber de comunicación:

Los establecimientos de hospedaje deben comunicar a las fuerzas de seguridad del estado (Policía Nacional, Guardia Civil, etc.) el parte de entrada de viajeros, en el plazo de 24 horas desde que se produce la entrada del huésped.

El libro-registro estará en todo momento a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad con competencia en la materia, quedando los establecimientos obligados a exhibirlo cuando a ello sean requeridos.

· Datos del registro documental:

El próximo 28 de abril entrará en vigor el Real Decreto 933/2021, ampliando las obligaciones de registro documental a los operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas a la hospedería y los consumidores, a las profesionales del alquiler vacacional y las plataformas digitales dedicadas a la intermediación a través de internet, como Airbnb.

Los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años que haga uso de los mismos. Los sujetos obligados habrán de llevar un registro informático en el que consten los datos que se relacionan en los anexos I y II, incluidos, en su caso, los datos de las personas menores de catorce años. deberán registrar y conservar aquellos datos de sus usuarios, deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.

Los datos a facilitar en el ejercicio de la actividad de hospedaje son los siguientes:

1. Datos de la empresa arrendadora

a) Nombre o razón social del titular.

b) CIF o NIF.

c) Municipio.

d) Provincia.

e) Teléfono fijo y/o móvil.

f) Dirección de correo electrónico.

g) Web de la empresa.

h) Url para identificar el anuncio.

2. Datos del establecimiento

a) Tipo de establecimiento.

b) Denominación.

c) Dirección completa.

d) Código postal.

e) Localidad y provincia.

3. Datos de los viajeros

a) Nombre.

b) Primer apellido.

c) Segundo apellido.

d) Sexo.

e) Numero de documento de identidad.

f) Número de soporte del documento.

g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).

h) Nacionalidad.

i) Fecha de nacimiento.

j) Lugar de residencia habitual.

– Dirección completa.

– Localidad.

– País.

k) Teléfono fijo.

l) Teléfono móvil.

m) Correo electrónico.

n) Número de viajeros.

o) Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).

4. Datos de la transacción

a) Datos del contrato.

– Número de referencia.

– Fecha.

– Firmas.

b) Datos de la ejecución del contrato.

– Fecha y hora de entrada.

– Fecha y hora de salida.

c) Datos del inmueble.

– Dirección completa.

– Número de habitaciones.

– Conexión a Internet (si/no).

d) Datos del pago.

– Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia...).

– Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros.

– Titular del medio de pago

– Fecha de caducidad de la tarjeta.

– Fecha del pago.

Marc Ripoll

Abogado de MONLEX

mripoll@monlexaboagdos.es