Eventos del futuro: lo que desaparece, lo que viene y lo que cambiará todo

Los formatos y métodos tradicionales, según detallan desde Sergat, “están siendo reemplazados por enfoques más flexibles, interactivos y tecnológicos. La clave para mantenerse relevante es la adaptación constante, ofreciendo experiencias innovadoras y personalizadas que capten el interés y la participación activa de los asistentes”. Fuente: Sergat.

Lo que se va

• Eventos virtuales: la sobreexposición diaria a las pantallas y la normalización de reuniones virtuales han llevado a una fatiga digital generalizada. La atención mengua y ya resulta difícil sorprender para presentar algo en este formato.
• Eventos masivos o de gran formato: los macroeventos corporativos en los que los asistentes se sienten “simples invitados” dejan de tener atractivo. Los grandes recintos y las mega salas de conferencias están perdiendo fuelle en favor de eventos considerados exclusivos que buscan sedes originales o de espacio limitado.
• Eventos desconectados de la sostenibilidad: con el aumento de la conciencia ambiental los eventos que no tienen en consideración estos aspectos en su planificación corren el riesgo de generar un retorno negativo. La falta de prácticas ecológicas y de responsabilidad social puede ser un factor decisivo para que los asistentes elijan no participar o no dejar comentarios positivos a posteriori.
• Eventos con una programación rígida: los eventos con poca flexibilidad y estrictas agendas para los asistentes están quedando atrás. Las nuevas tendencias exigen adaptación y flexibilidad, incluso en tiempo real durante el mismo evento.

Lo que ha llegado para quedarse

• Experiencias inmersivas: crear experiencias inmersivas que capten la atención, inviten a la participación y estimulen la imaginación de los asistentes es otro aspecto fundamental. Incluir instalaciones artísticas, estaciones interactivas de Alimentos y Bebidas, performances en vivo y crear entornos temáticos que transporten a los participantes a donde queremos llevarles de una manera orgánica.
• La personalización de la mano de un buen storytelling: la personalización de la experiencia del invitado es crucial. Utilizar datos relevantes para crear experiencias únicas bajo el paraguas de un storytelling atractivo que marque el rumbo del evento, hace que los participantes se sientan valorados, comprometidos y se potencie la fidelización a la marca.
• Eventos con contenido de valor: en eventos más corporativos, las experiencias y la forma de trasladar la información deben transmitir valor real. Ofrecer sesiones educativas y oportunidades de aprendizaje a través de talleres y colaboraciones con expertos de la industria puede ser una buena opción. Los asistentes buscan y aprecian contenido valioso que enriquezca su experiencia y tenga en cuenta su tiempo.
• Eventos de tamaño mediano: en detrimento de los mega eventos, a la baja, los medianos permiten una mayor interacción y conexión con los asistentes, así como una mayor flexibilidad y adaptabilidad, incluso en tiempo real. Además, facilitan innovar y experimentar nuevos formatos y dinámicas de evento que nos sirvan para optimizar la experiencia 360 de los asistentes con mayor facilidad que en un macro evento. Y, por su formato, son mucho más sostenibles.
• La sostenibilidad importa, y mucho: la sostenibilidad ya es una prioridad creciente, no sólo para las compañías, sino también para los asistentes. Implementar prácticas ecológicas como la reducción de residuos, el uso de materiales reciclables, la elección de proveedores sostenibles y otros hábitos responsables son imprescindibles en cualquier evento actual.
• Tecnología: a nivel puramente tecnológico,: el atractivo y versatilidad de las pantallas LED de alta resolución en todas sus configuraciones, cubos LED, traseras de gran tamaño o las primeras paredes LED interactivas sustituirán por completo a los proyectores clásicos. Esta tecnología permite una experiencia visual mucho más envolvente e impactante.

Lo que vendrá

• La inteligencia artificial (IA) aplicada al sector eventos: como no podía ser de otra forma, la acaparadora aparición de la IA en los dos últimos años también afectará a los eventos. Si bien todavía no hay herramientas solventes que puedan tomarse en cuenta para la planificación de eventos o para la ejecución de tareas con mucho detalle técnico, ya está muy presente en sus formas más lúdicas y de entretenimiento con animaciones, corners interactivos e interacción con los invitados, entre otros.

No obstante, la gran revolución de la inteligencia artificial generativa llegará con los nuevos modelos de generación de video y de avatares. Muy pronto, la conversión texto a video a través de IA generativa obtendrá resultados prácticamente profesionales. Este avance traerá múltiples posibilidades creativas y de uso, tanto en la presentación de eventos en directo, mediante avatares u hologramas generados ad hoc, como en la generación de contenido multimedia creado especialmente para un evento con IA.

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El sector todavía muestra una cierta incredulidad frente al uso de la IA, pero el abanico de posibilidades que ofrecerá en un futuro próximo será enorme y la aceptación de su uso, generalizada. Obviamente, el éxito de los resultados dependerá de la creatividad y formación de su creador, que deberá formarse en el uso de estas nuevas tecnologías con continuas actualizaciones.

Sergat tiene claro que el futuro pasa por “conocer y testear las nuevas herramientas y tendencias emergentes para adaptarse a los cambios y mantener un enfoque centrado en que el cliente disfrute de eventos exitosos que cumplan con los objetivos fijados”.

“En un mundo donde la innovación no tiene límites, los mejores eventos del futuro serán aquellos que logren combinar de manera óptima tecnología, personalización y creatividad, y que den como resultado experiencias realmente memorables”, concluye su director de Eventos, Marcel Solana