Una nueva era de la denuncia de irregularidades

La gestión adecuada de la denuncia de irregularidades en las empresas es una cuestión cada vez más importante en todo el mundo, hasta el punto de que como ya todos sabemos, la Unión Europea adoptó hace ya un tiempo la llamada directiva “whistleblowing” para hacer obligatorios estos sistemas.

A priori, y no podemos negarlo, se trata de otra carga adicional para las empresas.

Aun así, sacando el lado positivo, a todos nos interesa disponer de un mecanismo de denuncia que funcione correctamente, sea eficaz y pueda reducir los daños causados por cualquier posible conducta ilícita en el seno de la empresa.

"Whistleblowing" o la denuncia de irregularidades

"Whistleblowing" se refiere a la denuncia de actividades relacionadas con conductas ilícitas o indebidas dentro de las organizaciones a través de un canal designado.

Como ya hemos recalcado en muchas ocasiones, el establecimiento obligatorio de sistemas puede parecer un coste adicional para las empresas, pero delitos como el fraude, el soborno, la corrupción, el acoso laboral “mobbing”, el acoso sexual, la intimidación u otros comportamientos poco éticos son riesgos que, si no se detectan, pueden acarrear entre otros, altas pérdidas financieras y reputaciones para las empresas, hasta incluso el cierre en el peor de los casos de la propia empresa, por lo que es importante que reciban la atención adecuada.

El primer factor, y el más importante, es la percepción que se tiene de los denunciantes y el comportamiento demostrado hacia ellos.

Actualmente, en nuestra sociedad, está ampliamente aceptada la idea de combatir la mala conducta dentro de las organizaciones, pero son muchas las organizaciones que a día de hoy siguen percibiendo o considerando como traidores a los denunciantes, respondiendo a sus acciones con represalias.

Por consiguiente, sólo el funcionamiento de sistemas de denuncia eficaces, confidenciales y seguros en los que los empleados/socios puedan confiar, sabiendo que tanto sus comunicaciones como su persona, serán tratadas adecuadamente, puede proporcionar a las organizaciones beneficios ecnonómicos, competitivos y reputacionales.

De momento, son las empresas con más de 250 empleados quienes actualmente deberían de estar ya cumpliendo con la obligación, mientras que las empresas con 50-250 empleados tienen hasta el próximo mes de diciembre de 2023 para implantar dicho canal.

¿Qué es una denuncia eficaz?

La manera más fácil de disipar posibles dudas sobre la eficacia o no del canal, es que la organización ofrezca una plataforma de apoyo y confianza para la denuncia de irregularidades, en la que el denunciante pueda sentirse seguro tanto al hacer una denuncia como en sí mismo.

En definitiva, que la organización disponga de una plataforma que garantice una investigación completa y oportuna y que pueda proporcionar un anonimato total en cuanto a la identidad del denunciante.

Para las empresas, ser las primeras en ser informadas de anomalías dentro de una empresa a través de un sistema de denuncia que funcione bien, también puede ser una ventaja significativa desde un punto de vista competitivo. Un sistema de denuncia adecuado permite a las empresas investigar por sí mismas las presuntas infracciones y tomar las medidas adecuadas para reducir las consecuencias. Es como ponerse unas gafas de sol polarizadas de buena calidad a plena luz del sol: de repente se pueden observar muchos detalles que antes no podíamos debido al exceso de luz.

Por otro lado, se debe tener en cuenta que los denunciantes pueden dirigirse a denunciar esos mismos hechos a organismos públicos o a medios de comunicación, los peores escenarios posibles para la organización, ya que no tiene control sobre lo que ocurre.

Cabe destacar el papel de la protección de datos, que desempeña un papel fundamental en la creación y el funcionamiento de los sistemas de denuncia de irregularidades, ya que la denuncia puede incluir inevitablemente datos personales. Los sistemas sólo pueden cumplir su objetivo si existe un alto nivel de confianza dentro de la organización, es decir, si los empleados que tienen la intención de denunciar están seguros de que su identidad y el tratamiento adecuado de su denuncia están garantizados, lo cual es imposible sin el pleno respeto de los requisitos de protección de datos.

Un sistema de denuncia seguro y confidencial aumenta la sensación de seguridad dentro de la organización, tanto para los empleados como para la dirección, refuerza una cultura de confianza, proporciona una solución completa y eficaz para la rápida detección de incidentes sospechosos y su adecuada gestión interna antes de que desemboquen en problemas legales o reputacionales.

Tener la opción de denunciar de forma protegida fomenta la confianza entre empleados y empleadores, y entre socios comerciales y la empresa, y ofrece a los directivos una imagen más clara de áreas que, de otro modo, permanecerían ocultas.

Por último, basándose en el principio de separación de responsabilidades, un sistema de denuncia de irregularidades a cargo de un tercero, independiente de las operaciones de la organización, es la mejor manera de generar confianza. Es más probable que estos sistemas (al incluir a un tercero en el proceso) puedan gestionar las denuncias de forma oportuna, fiable y discreta, garantizando al mismo tiempo el anonimato.

No dudes en contactar con nosotros para obtener más información sobre el canal de denuncias y como implantarlo en tu empresa.

Guillermo Caro

Abogado de MONLEX

gcaro@monlexabogados.es