Fue una de las conclusiones del último Forum Business Travel

Las empresas empiezan a vincular la gestión de los viajes y las reuniones

La búsqueda de ahorros y sinergias está impulsando a muchas empresas a coordinar la gestión entre los viajes y las reuniones y eventos, a pesar de que sus directrices suelen depender de departamentos distintos y de diferentes agencias de viajes. Esta tendencia está ligada a la política de concentración de proveedores para obtener mejores acuerdos, según las conclusiones de la jornada de Forum Business Travel.

Tanto es así, que en algunas compañías el gestor de viajes corporativos, o travel manager¸ está asumiendo tareas relacionadas con la organización de convenciones y reuniones internas, incluso de eventos, dado su conocimiento privilegiado del mercado y de los proveedores de transporte, alojamiento y demás servicios asociados a las necesidades de movilidad de las empresas.

A pesar de que la gestión de ambas facetas pueda estar coordinada de alguna manera, lo cierto es que lo más habitual es echar mano de agencias de viajes diferentes. Según Margarita Algaba, jefa del Departamento de Atención al Delegado de Laboratorios Rovi, “la creatividad y flexibilidad que requiere a veces la organización de reuniones y eventos es distinta de la efectividad de los procesos estandarizados del viaje de negocios corriente”.

Otra de las preocupaciones de los travel managers y meeting planners es calcular el retorno de la inversión que implican los viajes y los eventos. En el primer caso, la medición es relativamente más sencilla. “Cuando inviertes en un viaje, normalmente es para abrir negocio. Si lo consigues, ahí está el retorno. En cambio, en los eventos es mucho más complicado de cuantificar”, explica Algaba. En las convenciones y eventos entran en juego otros factores, como la imagen de marca, la fidelización, la satisfacción, etc.

 Jornada del FTB. Jornada del FTB.

Para Rafael Grande, presidente de la Event Managers Association in Spain (EMA) y responsable de Global Events de Almirall, “la clave saber dónde acaba la gestión del travel manager y dónde empieza la del meeting planner y, sobre todo, en decidir qué es lo que queremos medir en función de los objetivos que se haya marcado la empresa”.

El gran reto para sacar provecho de la gestión coordinada de ambos ámbitos “es implantar una política de proveedores común”, subraya Alberto Mestre, director del Área de Meetings & Events de American Express Global Business Travel. En opinión del experto, “esta estrategia puede obtener interesantes ahorros al concentrar la compra, pero también hay que tener cuidado, porque los proveedores que son eficientes para unos propósitos no lo son tanto para otros”.

Como señala Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, “al igual que las empresas establecen su política de viajes de negocios, también deberían crear unas directrices de compra cuando se trata de reuniones y eventos. Es la mejor manera que tienen para optimizar sus recursos”.

Bajo el título "Juntos, pero no revueltos: Sinergias entre los viajes de empresa y las reuniones", Forum Business Travel ha celebrado sus últimas jornadas de travel managers en Madrid y Barcelona los días 16 y 18 de junio, respectivamente, con la asistencia de más de un centenar de gestores de viajes.

 

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