MICE: vías de recuperación de los viajes de grupos para hoteles

Lo cierto es que a medida que los viajes de grupos vuelven poco a poco a la normalidad, al menos en Estados Unidos, los responsables de este departamento en los hoteles son conscientes de que la forma en que se desarrollan las reuniones profesionales y su estrategia de ventas han cambiado para siempre.

Pero lo que nadie sabe es realmente cuándo comenzará el despegue en la recuperación de este segmento. En este sentido Kristi White, directora de Producto de la compañía de software Knowland, que proporciona análisis de datos a los hoteles, ha recordado que su director financiero “asegura que viviremos ese fenómeno en los próximos 12 a 24 meses… sólo que no sabemos cuándo va a empezar el plazo”.

Los equipos de revenue management, ventas y operaciones deben trabajar unidos para ofrecer una experiencia personalizada y totalmente satisfactoria que genere confianza en la demanda y poder captar así reservas de grupos.

Para potenciar esa recuperación los hoteles están trabajando en personalizar aún más su oferta para ayudar a los organizadores de reuniones, con el hándicap de que, en muchos casos, los equipos de ventas no han vuelto a trabajar al completo o están desempeñando otra labor dentro del establecimiento.

A ello además se suma el hecho de que, como ha apuntado Dawn Gallagher, director de Marketing y Ventas de la cadena estadounidense Crescent Hotels & Resorts, “el ciclo de venta de las reuniones de grupos necesita sus plazos, y ahora en su organización también está implicado el equipo de gestión de riesgos, que especifica quiénes pueden viajar, cuándo y dónde pueden hacerlo, lo que cambia radicalmente el escenario”. Y Gallagher confía en que esta situación no se alargue en el tiempo.

No en vano la pandemia ha acelerado tendencias ya presentes en el mercado, también en la organización interna de los hoteles. Así, según ha detallado Tim Rector, vicepresidente de Ventas Globales para Norteamérica de Wyndham Hotels and Resorts, “los equipos de revenue management y ventas están ahora unidos, con el de operaciones muy cerca porque también le afecta. Estamos en esto codo con codo porque todo tiene que estar alineado para ofrecer un producto personalizado, una experiencia completamente satisfactoria que genere confianza en la demanda y poder captar reservas de grupos”.

Servicios más demandados

Los organizadores de reuniones se muestran más preocupados por si el servicio de Alimentos y Bebidas estará disponible, algo imprescindible en muchos casos para poder albergar el evento, o incluso el ratio de personal que les atenderá, más que por el precio en sí. Unos servicios que antes de la pandemia se daban por hecho y que ahora en ocasiones tienen que prestarse con limitaciones, lo que puede ser muy frustrante para los organizadores.

En Wyndham Hotels and Resorts, por ejemplo, como ha explicado Tim Rector, “antes del coronavirus simplemente acogíamos grupos de negocio en función de la disponibilidad, pero ahora los hoteles tienen que hacer una exhaustiva labor previa, que incluye conversaciones con los departamentos de ventas y de gestión, sobre qué recursos va a implicar antes de reservar el evento. Y es posible que tengamos que rechazarlo cuando antes aceptábamos todos”.

¿Los eventos híbridos son la respuesta?

Pero los eventos híbridos no son siempre la respuesta, ya que su celebración también conlleva unos costes y no son precisamente baratos, según ha reconocido Rector. Y es que requieren de un wifi con suficiente ancho de banda y un buen sistema de sonido, por lo que no son la mejor opción para reuniones pequeñas. En el caso de Wyndham se ha asociado con proveedores especializados para ofrecer una experiencia de calidad.

Las reuniones híbridas no siempre resultan atractivas para los asistentes virtuales porque hay muchos elementos que deben cuidarse para proporcionar una experiencia adecuada para todos, tanto participantes presenciales como online. (Eventos virtuales: claves para retener a la audiencia).

Para ampliar la información de lo que está ocurriendo en Europa:

• Los eventos neutros en carbono marcan tendencia en la recuperación del MICE
• El teletrabajo abre nuevas oportunidades para el turismo de negocios

La información de referencia se encuentra disponible en la web de CoStar.