Los retos de los organizadores de congresos en la era pos-COVID
Publicada 18/02/22 -Actualizada 15/03/22 02:07h
- “Nuestro cliente y los congresos están cambiando y, en consecuencia, los OPC se tienen que adaptar"
- "Uno de los grandes retos ha sido la formación de los equipos para entender los procesos de digitalización"
- “El face to face es el futuro, aunque los eventos híbridos han venido para quedarse”
Las nuevas tecnologías y el proceso de digitalización, que se ha acelerado durante la pandemia de la COVID-19, han abierto un gran abanico de posibilidades a la hora de celebrar congresos y otros eventos. Estos encuentros han pasado de ser presenciales, a digitales durante la pandemia y ahora se ha impuesto el formato híbrido, es decir, una mezcla de ambos formatos que ha venido para quedarse, según reconocen los expertos. En este contexto, la figura del organizador profesional de congresos (OPC) es más necesaria que nunca, ya que su labor de asesoramiento cobra ahora mayor relevancia para ayudar a sus clientes a elegir qué opción es la más adecuada en cada momento. Así lo expusieron ayer en el marco de la edición número 34 del Congreso OPC España que se celebró en Santander bajo el título ‘Hagamos que el futuro sea sostenible’.
"Nuestros clientes y los congresistas están cambiando. Están en un proceso de transformación tan increíble para ellos mismos que lo que tenemos que hacer los organizadores profesionales de congresos es adaptarnos, que es lo que mejor hacemos", indicó Concha López, directora de Ventas del área de Congresos en American Express (Amex).
"Tendremos que ver qué eventos son susceptibles de tener un formato híbrido, cuáles tienen que ser únicamente virtuales, por demanda o por estructura de costes, y tendremos que ver cuáles van a ser para siempre presenciales. Ahí está nuestra labor de asesoramiento", añadió.
Destacó que es necesario ofrecer "lo mejor en cada momento y eso es lo que nos va a diferenciar, lo que va a hacer que seamos necesarios". Cree que, apoyados en la tecnología, tienen que poner en valor su trabajo como asesores para evitar que, de la mano de plataformas como Youtube, las empresas organicen los eventos por sí mismas, sin recurrir a los profesionales.
En este sentido, Ana Trevisani, presidenta de OPC Galicia, dijo que los OPC “tenemos el deber de conocer todas las herramientas para saber cuáles aplicar en cada momento”.
Explicó que han tenido que realizar una labor de educación con sus clientes “porque no entendían estos procesos”, sobre todo en el ámbito de los pequeños congresos –menos de 1.000 participantes- y "tienen que saber en qué reunión utilizar una opción y en cuál otra".
A juicio de Ana Trevisani, a consecuencia de la crisis sanitaria, se ha producido una revolución porque “no nos quedó más remedio que subirnos a este carro”, desde marzo de 2020 cuando irrumpió la pandemia. Antes de esta fecha ya estaban habituados al uso de la tecnología, pero no de una manera tan intensa, por lo que "uno de los grandes retos fue la formación de los equipos para entender los procesos", afirmó.
El factor humano
No obstante, a pesar de la importancia de la tecnología para el desarrollo de esta actividad, todos los participantes en la mesa redonda sobre "Soluciones digitales", reconocieron la importancia de la presencialidad. “Lo humano tiene que seguir siendo el factor que dirija y centre el foco”, indicó la presidenta de OPC Galicia. Aunque, a su juicio se ha producido una auténtica revolución con la incorporación de la digitalización y “de aquí a 10 años todavía vamos a evolucionar más”, pero “el control debe ser humano”, aseveró.
Reconoció que la digitalización ofrece posibilidades infinitas, como ampliar el espacio de un congreso, más allá del territorio donde se celebra de manera presencial, e incluso ha permitido ganar en competitividad y en un mejor posicionamiento por parte del segmento MICE (Reuniones, Incentivos, Congresos y Eventos), pero “nunca va a estar por encima de la persona”.
“El face to face es el futuro, aunque los eventos híbridos han venido para quedarse”, señaló Concha López. En su opinión “la innovación va a contribuir a convertir los eventos en la realidad que todos queremos”. En la misma idea insistió el director de Comunicación de Atresmedia, Álvaro Pitto: “El formato híbrido ha venido para quedarse”.
Fondos europeos
Por su parte, Unai Fernández, jefe de Ventas de Telefónica, destacó el alto nivel de conectividad que existe en España, gracias a las inversiones realizadas por diversas empresas. Señaló que en nuestro país la instalación de fibra es muy superior a la de otras naciones, lo que ha facilitado el desarrollo de los eventos virtuales en los últimos meses.
Asimismo, hizo hincapié en que la digitalización supone una oportunidad de crecimiento para el negocio de las empresas y más ahora con los fondos europeos. Detalló que hay 3.000 millones de euros para apoyar a las empresas en este proceso. En una primera fase ya están disponibles 500 millones a los que pueden optar 110.000 pymes.
Se refirió también a la ciberseguridad, ya que en esta revolución también están “los malos” y con más posibilidades de “ser malos”, indicó. Y puso el foco en la necesidad de aumentar la concienciación sobre la importancia de tener bien protegido el negocio. “Nuestras empresas tienen que estar protegidas y para conseguirlo somos nosotros mismos los primeros que tenemos que estar concienciados para actuar”.
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