Parte de entrada de viajeros. Regulación y novedades

Todo aquel que desarrolle una actividad relevante para la seguridad ciudadana - y la de hospedaje está considerada como tal-, está obligado a llevar un control sobre las personas que tiene alojadas y a informar de ello a las autoridades policiales. Este control se lleva a cabo mediante los partes de entrada de viajeros, un documento que recoge la información de los clientes que en cada momento se alojan en el establecimiento turístico.

Tradicionalmente los establecimientos recogían esos datos de forma manual, mediante unos formularios que los clientes cumplimentaban a su llegada. Una vez cumplimentados y firmados, los impresos se incorporaban a un libro-registro que quedaba en poder del establecimiento y en todo caso a disposición de los miembros y fuerzas de seguridad del estado, de forma que el establecimiento debía exhibirlo cuando fuera requerido para ello.

Por otra parte, el establecimiento debía remitir a las dependencias policiales toda la información contenida en los partes de entrada, de forma que la policía tuviera en todo momento constancia de las personas que se encontraban alojadas en cada uno de los establecimientos. Esa remisión se realizaba mediante correo postal o electrónico, pudiendo incluso depositarse directamente aportando copia de los partes cumplimentados en la Comisaría de Policía. El modo de remisión quedaba a elección del establecimiento, con la única obligación de informar previamente a las dependencias policiales del medio que se iba a autorizar.

Con la aprobación del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor, se establecieron nuevas obligaciones tanto en relación con el contenido de la información a recabar de los clientes, como en relación con el sistema mediante el cual esa información debía comunicarse a la autoridad policial.

Así, el citado Real Decreto no sólo amplía considerablemente el contenido de la información sobre los clientes –obligando al establecimiento a solicitar numerosos datos- sino también sobre el propio establecimiento e incluso sobre las condiciones del contrato. Toda esa información debía suministrarse mediante la cumplimentación de unos formularios y remitirse a través de una plataforma habilitada al efecto, obligando a los establecimientos a mantener un registro electrónico con todos los datos especificados en el Anexo I del Real Decreto.

Consciente de la complejidad del nuevo trámite incorporado, el Real Decreto 933/2021 contemplaba un período de adaptación de forma que si bien contemplaba su entrada en vigor a los seis meses de su publicación en el BOE, las previsiones relativas a las obligaciones de comunicación producirían efectos a partir del 2 de enero de 2023 (Disposición Final Tercera). Hasta entonces, los establecimientos disponían de plazo para adaptarse a los nuevos modelos de recogida de datos, formularios y sistemas de registro. Ese plazo afectaba también a las administraciones públicas, que debían desarrollar la plataforma a través de la cual los obligados a ello podían remitir la información solicitada.

Desde un primer momento el Real Decreto planteó varios problemas. No sólo por las complejidades técnicas que suponía –las plataformas y sistemas a través de los cuales debía remitirse la información requerida no estaban aún desarrollados-, sino por el alcance y contenido de esa información, que en algunos casos podría suponer una vulneración de la normativa en materia de protección de datos. Y es que a criterio de muchos, parte de los datos solicitados eran según la normativa en materia de protección de datos, de contenido sensible, sin que hubiera garantía de haber seguido los procesos establecidos para ello.

De ahí que desde un primer momento hubiera una clara oposición por parte del sector a su aplicación. No sólo porque su cumplimentación resultaba compleja desde un punto de vista técnico, sino que también su contenido resultaba dudoso, debido al alcance de la información solicitada.

Conscientes de ello, las autoridades accedieron a suspender la aplicación de las obligaciones de información previstas en el Real Decreto, inicialmente prevista para el 2 de enero de 2023, y retrasarla hasta el 2 de junio de 2023, fecha. Aunque está aun por ver si entonces podrá entrar en vigor, debido como decimos a las numerosas dificultades que entraña tanto su contenido como los medios técnicos.

Mientras tanto, de conformidad con lo previsto en la Disposición Derogatoria única del citado Real Decreto, seguirán vigentes el contenido de la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registros y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos.

Mónica Julve

Abogada de MONLEX

mjulve@monlexabogados.es