Mejorando la productividad con una gestión de viajes y gastos eficaz

La frase "así es como siempre lo hemos hecho" puede convertirse en una traba en los negocios. Aunque puede mantener el statu quo, también actúa como un obstáculo para el crecimiento. A medida que la fuerza laboral, tecnología y mercado de las empresas evolucionan, sus procesos deben adaptarse. La gestión de viajes y gastos no es una excepción, pero puede ser difícil saber qué se necesita cambiar y cuándo.

Uno de los primeros indicios es cuando surgen dificultades para llevar el control en la gestión de viajes y gastos. Un aumento del volumen de negocio de las empresas suele ir aparejado de un incremento de clientes internacionales, lo que conlleva un mayor número de empleados que presenten más gastos debido a todos los viajes de negocios que también se ven incrementados, con un mayor número de destinos.

Un aumento en el número de empleados hace que los costes sean difíciles de rastrear, documentar y monitorear eficazmente. Así lo reconocen el 61% de los directores financieros que consideran que las previsiones imprecisas suponen un reto a la hora de controlar cualquier coste, según datos del CFO Insights Report 2025 elaborado por SAP Concur. A esto hay que añadir el tiempo dedicado; cada hora que un empleado pasa realizando tareas administrativas rutinarias, como la presentación de informes de gastos en papel, disminuye la productividad empresarial. Este es tiempo que podría dedicarse a tareas más estratégicas y de mayor valor.

En este sentido, las soluciones profesionales de gestión de viajes y gastos ofrecen plataformas que reducen la carga administrativa. Los usuarios pueden realizar reservas directamente, capturar fácilmente todos los detalles para la elaboración de informes y encontrar opciones de viaje que cumplan con las políticas empresariales de su compañía, y que, a la vez, sean más sostenibles.

Seguridad: un indicador clave

La seguridad de los empleados es primordial y más dentro de un clima geopolítico tenso, que puede aumentar el riesgo de interrupciones imprevistas en cualquier viaje. A esto hay que sumar los fenómenos meteorológicos o crisis sanitarias, que amenazan el bienestar y la seguridad de cualquier viajero de negocio.

Por ello, las compañías deben considerar plataformas que ofrezcan información útil y actualizada, así como herramientas de comunicación que permitan informar a los usuarios de cualquier cambio en su desplazamiento, además de reportarles notificaciones puntuales sobre incidentes que afecten a sus planes.

Finalmente está la medición. Como con cualquier actividad empresarial, los viajes deben revisarse regularmente para asegurar que proporcionen un retorno de inversión robusto. Las soluciones de gestión de viajes y gastos ayudan a evaluar dicha métrica, contribuyendo a supervisar el presupuesto original frente al gasto real, además de evaluar oportunidades en cuanto a tarifas hoteleras o informar acerca de las medidas más sostenibles.

Adoptar soluciones profesionales de gestión de viajes y gastos no solo optimiza el control financiero, sino que también libera tiempo para actividades más estratégicas y asegura la seguridad y bienestar de los empleados. Al modernizar los sistemas de gestión de gastos y viajes, se puede mejorar la eficiencia operativa y garantizar que cada viaje aporte un valor significativo al negocio.

João Carvalho

Head de SAP Concur para el Sur de Europa, Medio Oriente y África