Los gastos en la explotación hotelera

LOS GASTOS EN LA EXPLOTACIÓN HOTELERA

En este capítulo vamos a conocer como influyen los gastos en los cálculos presupuestarios, que tipos de gasto hemos de considerar, y especialmente como hemos de clasificarlos de acuerdo a las estrategias de negocio elegidas.

En primer lugar hemos de considerar que a efectos presupuestarios, los gastos han de diferenciarse según distintos tipos, pudiendo hacer una primera división en:

GASTOS FIJOS y GASTOS VARIABLES

Son GASTOS FIJOS todos aquellos cuya cuantía no depende del mayor o menor número de clientes, sino de la pura existencia del negocio, siendo su cuantía igual para una determinada periodificación de tiempo, sin que éstos tengan variación alguna como consecuencia del volumen de negocio al que se pueda atender.

Una característica de este tipo de gasto, es la poca flexibilidad de los mismos, para que una vez generados, puedan ser corregidos a corto plazo, pudiendo admitir que su montante es inamovible para el periodo presupuestario en estudio.

De acuerdo con la definición anterior, podemos detectar que en nuestra industria pueden existir distintos niveles de GASTOS FIJOS, analicemos algunos ejemplos:

• EL PERSONAL podríamos decir que en un hotel que está abierto todo el año la plantilla de personal es un gasto fijo, y será cierto, pero cuando en este hotel se contrata personal eventual por razones de la producción para una temporada determinada, o simplemente para cubrir las necesidades derivadas de una situación puntual, como una feria, o no tan puntual, por ejemplo una ampliación de demanda en temporada alta, este gasto pudiera quedar catalogado como variable o fijo de acuerdo con la estrategia de gestión adoptada.

El personal contratado para corto plazo en el caso de la feria, podría ser considerado como gasto variable, sin embargo el personal contratado para una temporada más larga, será considerado como gasto fijo, con imputación exclusiva al periodo para el que el mismo ha sido contratado.

• LA ELECTRICIDAD pudiera prestarse a ser mas clarificadora, situándonos en un hotel de temporada en el que deseamos considerar la posibilidad de mantenerlo abierto todo el año.

La compañía eléctrica nos facturará un término de potencia en base a la fuerza contratada que en cualquier caso será un gasto fijo.

Con independencia de ello, nosotros utilizaremos un mínimo de energía eléctrica aunque el establecimiento se encuentre cerrado, con motivo de los servicios de mantenimiento y vigilancia que una vez valorado, será también catalogado como gasto fijo.

En el momento de la apertura del establecimiento tendremos unos horarios de uso de electricidad en pasillos, salones, comedores, servicios que se utilizarán con independencia del número de clientes que puedan ser atendidos, convirtiéndose por tanto en un gasto fijo, al no estar afectado por los servicios a realizar.

Sin embargo, en este último caso podemos encontrar que de acuerdo con la temporada, alta, media o baja, pudiera variar el montante de gasto, por no abrir todas las instalaciones, dejar fuera de servicio alguna planta del establecimiento, etc., en cuyo caso tendríamos gastos fijos de montante variable para diferentes periodos de tiempo.

Por otra parte podemos encontrarnos con el gasto correspondiente al uso que hagan los clientes de electricidad en su habitación, siendo un gasto que solo aparecerá cuando una habitación este ocupada, por lo que se convertirá en un gasto variable.

Vistas las anteriores posibilidades, podríamos definir que los GASTOS FIJOS (Gf) pueden ser de dos clases:

• GASTOS FIJOS DE ESTRUCTURA (Gff) que son aquellos gastos que además de no depender del número de servicios a realizar o del volumen del negocio, van a afectar a éste, con independencia de que se encuentre en activo o cerrado.

En este grupo incluiremos todos aquellos gastos que van a producirse cualquiera que sea la circunstancia en que se encuentre el establecimiento, abierto o cerrado, con todos sus servicios operativos o con atención parcial de éstos.

• GASTOS FIJOS DE EXPLOTACIÓN (Gfv) son aquellos gastos que no dependiendo del número de servicios o volumen del negocio, afectan de forma diferenciada al establecimiento de acuerdo al periodo de explotación en el que el mismo se encuentre.

Los gastos fijos de explotación, pueden a su vez, ser fijos para el periodo de apertura del establecimiento, o dentro de esta característica de fijos, con valor variable por periodificación, afectando con valores distintos a unidades de tiempo determinadas, siendo por tanto gastos fijos para el periodo de tiempo al que los mismos deban ser imputados.

De acuerdo con el tipo de análisis a realizar, que dependerá de si el establecimiento está abierto todo el año, o solamente se abre por temporada, podremos definir diferentes bloques de gastos fijos, de acuerdo con los periodos a los que haya de afectar la imputación del gasto.

Si profundizamos en las necesidades de análisis que podemos tener en las múltiples formas de hacer frente a la comercialización de la industria hostelera, es posible que sea preciso diferenciar el nivel de gasto que para todos o parte de los productos o servicios en oferta hemos de considerar como consecuencia de las variables de comercialización, ya sea como consecuencia de la tipología del cliente, o como consecuencia de la temporalidad o diversificación de ofertas y tarifas, pudiendo encontrarnos con múltiples variables de comercialización, que vamos a tratar más extensamente en otra obra.

GASTOS VARIABLES (Gv) que están generados por el uso que los clientes puedan dar de los diferentes servicios en oferta, apareciendo o no como tal gasto, en tanto en cuanto los servicios tengan una demanda y utilización efectivos.

Los gastos variables han de definirse para cada tipo de servicio en oferta, en todas sus posibles variantes, de forma tal que podamos tener claro conocimiento de la productividad de cada servicio o producto ofertado por el establecimiento objeto de análisis.

Todo producto o servicio que pueda tener variación en su coste como consecuencia del tipo de oferta al que va dirigido, deberá tener su propio escandallo de costes, de forma tal que cualquier toma de decisión sobre la puesta en servicio o no de tal servicio o producto, sobre su posible retirada de la oferta, su inclusión o no en determinados estudios o análisis de comercialización, estarán siempre guiados por el conocimiento exacto de su productividad tanto absoluta, como relativa.

Cuando al final de párrafo anterior hemos hecho mención al “conocimiento exacto de su productividad tanto absoluta, como relativa” estamos planteando la necesidad de tener bajo total control, no solamente el coste de un determinado producto o servicio, sino también como el mismo puede influir en la comercialización de otros servicios, generando costes directos por el uso que se haga del mismo, a la vez que beneficios indirectos como consecuencia de la venta generada de otros servicios de mayor productividad, llegando a convertirse en gasto variable adicional de dicho servicio.

Cada presupuesto deberá disponer de tablas con un análisis pormenorizado de los gastos inherentes a cada uno de los servicios ofertados en el hotel objeto de estudio.

Dichas tablas deberán estar en relación con las diferentes estrategias objeto de análisis, pudiendo definirse las posibilidades estratégicas dentro de una misma tabla, o con necesidad de crear tablas diferentes de acuerdo con la sensibilidad de cada coste a la estrategia sometida a estudio.

Vamos a tratar de aclarar cualquier duda que pueda generar lo expresado en los párrafos anteriores:

Una tabla en la que tratemos de señalar el volumen de los costes fijos de un establecimiento, solo requerirá una columna de costes en la que se anotará cuenta por cuenta el volumen de gasto inherente a la misma, sin que en la mayoría de ellas se vayan a crear diferencias sensibles por un cambio de estrategia. Solamente en el caso en que un cambio en la estrategia comercial a seguir influya de manera determinante en alguna de las cuentas, se creará una nueva tabla específicamente para definir el nuevo volumen de gasto fijo.

A continuación de la columna correspondiente a los gastos fijos, se abrirán tantas columnas como puedan ser precisas, para definir los gastos variables de todos y cada uno de los servicios en oferta, agrupándolos por áreas de servicio o tipos de oferta.

Las tablas así creadas para cada estrategia de negocio o comercialización, deberán definir de forma clara su pertenencia a una estrategia determinada, generalmente relacionada con el precio objetivo y margen de rentabilidad a obtener por dicho servicio, a fin de no confundir los resultados de los análisis como consecuencia de un uso erróneo de las tablas objeto de estudio.