Pret a porter o traje a la medida.- Capitulo 6 - El desglose de gastos

Pret a porter o traje a la medida.- Capítulo 6.- El desglose de gastos

Viene de: “Pret a porter” o traje a la medida.- Capítulo 5.- La nómina de personal

El desglose de gastos, como ocurre con otros temas tratados en capítulos anteriores, está íntimamente relacionado con las estrategias adoptadas para gestionar un determinado establecimiento.

Los gastos de cualquier tipo no aparecen por generación espontanea, si no que por el contrario son consecuencia directa de las decisiones del gestor de la empresa, incluso hasta en el caso de inexistencia de decisiones, cosa que ocurre en más de un caso, cuando simplemente el gestor no toma decisiones y se limita a dejar hacer, hecho en el que existe una decisión implícita, dejar que las cosas sucedan, sin control alguno sobre las consecuencias de ese dejar hacer.

Para quienes estén verdaderamente interesados en estos temas, les sugiero la lectura de los siguientes post, correspondientes al curso “El presupuesto en el ámbito hostelero” del mismo autor:

Capítulo 3 del Presupuesto en el ámbito hostelero.- Los gastos en el presupuesto hotelero

Capítulo 4 del Presupuesto en el ámbito hostelero.– Análisis de los gastos fijos de estructura

Capítulo 5 del Presupuesto en el ámbito hostelero.– Análisis de los gastos fijos de explotación

Capítulo 6 del Presupuesto en el ámbito hostelero.- Análisis de los gastos variables

Capítulo 7 del Presupuesto en el ámbito hostelero.– Como afectan los diferentes gastos en un establecimiento abierto todo el año

Capítulo 8 del Presupuesto en el ámbito hostelero.– Como afectan los diferentes gastos en un establecimiento de temporada

Ahora vamos a tratar de analizar cómo podemos controlar los gastos, diferenciando sus distintas características, por lo que vamos a crear el impreso que nos permita diferenciar los gastos, por la forma que afectan a nuestro negocio, diferenciando los gastos fijos y los variables.

Dadas las grandes diferencias que puede haber de un tipo de establecimiento a otro, vamos a considerar un impreso lo mas adaptable posible, considerando que cambios tendríamos que introducir en el mismo para adaptarlo a las diferentes situaciones que nos interese analizar.

De acuerdo con lo señalado en el párrafo anterior, el primer análisis lo haremos sobre la base de que el establecimiento permanecerá abierto todo el año, señalando a continuación las variables para hoteles de temporada, con posibilidad de fuertes niveles de ocupación en diferentes periodos.

El impreso será una hoja de cálculo con número indeterminado de columnas, una para cada tipo de gasto y unidad de venta que pretendamos analizar, y un número definido de líneas, para definir las cuentas de gasto y la cifra que dicho gasto representa, y que en el caso que vamos a utilizar como ejemplo, vamos a situar en 50 líneas.

En la primera columna “A” se reflejará el número de orden de cada línea, para una posterior identificación más fácil de determinadas celdas.

La segunda columna “B” la dedicaremos a la identificación de las cuentas.

A partir de la tercera columna “C” y en un número indeterminado de éstas, se reflejaran los distintos tipos de gasto y las unidades de venta que se integran en los mismos.

En los casos en que se precise más de una hoja para reflejar las distintas unidades de venta, la primera columna de cada hoja copiará los datos reflejados en la columna “A”. En el ejemplo que se propone en este post, se van a utilizar tres hojas con 51 líneas y el siguiente número de columnas:

PRIMERA HOJA: 11 columnas de la “A” a la “K”

SEGUNDA HOJA: 11 columnas de la “L” a la “V”

TERCERA HOJA: 11 columnas de de “W” a la “AG”

La primera línea la utilizaremos para identificar cada columna con su correspondiente letra.

Las líneas “2 a 4” de cada hoja las vamos a utilizar para el encabezado, con los siguientes contenidos:

Las columnas “A”, “L” y “W” reflejarán el número de orden de cada línea, para facilitar la identificación de las celdas.

Las columnas “B”, “M” y “X” combinan sus líneas “2 a 4” con el encabezado CUENTAS.

La columna “C” combina sus líneas “2 a 4” con el encabezado GASTOS FIJOS.

En las columnas “D a la K”, “N a la V” y “Y a la AG” se combinan las celdas de su línea “2” con el encabezado GASTOS VARIABLES.

En las columnas “D a la G” se combinan las celdas de su línea “3” con el encabezado TARIFA TURISTA, y en la línea “4” cada una de las celdas identifica un servicio correspondiente a esa tarifa:

• Celda “D4” Solo Alojamiento
• Celda “E4” Alojamiento + Desayuno
• Celda “F4” Media Pensión
• Celda “G4” Pensión Completa

En las columnas “H a la K” se combinan las celdas de su línea “3” con el encabezado TARIFA PREFERENTE, y en la línea “4” cada una de las celdas identifica un servicio correspondiente a esa tarifa:

• Celda “H4” Solo Alojamiento
• Celda “I4” Alojamiento + Desayuno
• Celda “J4” Media Pensión
• Celda “K4” Pensión Completa

En las columnas “N a la Q” se combinan las celdas de su línea “3” con el encabezado TARIFA EJECUTIVO, y en la línea “4” cada una de las celdas identifica un servicio correspondiente a esa tarifa:

• Celda “N4” Solo Alojamiento
• Celda “O4” Alojamiento + Desayuno
• Celda “P4” Media Pensión
• Celda “Q4” Pensión Completa

En el resto de columnas, en cada una de ellas se combinan las líneas “3 y 4” identificando cada nueva celda con la letra correspondiente a la columna y el primer número de la celda combinada. Los encabezados correspondientes al servicio que van a identificar, y que en el ejemplo que proponemos son:

• Celda “R3” MENU BUFFET
• Celda “S3” MENU HOTEL
• Celda “T3” SERVICIO CARTA (Refleja el ingreso medio de un servicio carta)
• Celda “U3” BAR 2 € CLIENTE DÍA (Refleja un ingreso de 2 € cliente día)
• Celda “V3” BAR 3 € CLIENTE DÍA (Refleja un ingreso de 3 € cliente día)
• Celda “Y3” BAR 4 € CLIENTE DÍA (Refleja un ingreso de 4 € cliente día)
• Celda “Z3” BAR 5 € CLIENTE DÍA (Refleja un ingreso de 5 € cliente día)
• Celda “AA3” BAR 6 € CLIENTE DÍA (Refleja un ingreso de 6 € cliente día)
• Celda “AB3” BANQUETE 50 € SERVICIO
• Celda “AC3” BANQUETE 60 € SERVICIO
• Celda “AD3” BANQUETE 70 € SERVICIO
• Celda “AE3” BANQUETE 80 € SERVICIO
• Celda “AF3” BANQUETE 90 € SERVICIO
• Celda “AG3” BANQUETE 100 € SERVICIO

En esta hoja identificaremos en las columnas “B”, “M” y “X” en:

• La línea 5 “CONSUMO DE MERCANCIAS” que totalizará el gasto correspondiente a mercancías utilizada por cada unidad de servicio, en un cálculo del gasto a imputar como gasto fijo o correspondiente a cada unidad de servicio que aparecerá en las correspondientes celdas de las líneas “6 a 14”
  • Línea 6.- Alimentación
  • Línea 7.- Bebidas
  • Línea 8.- Material Limpieza
  • Línea 9.- Celulosa y otros
  • Línea 10.- Material Propaganda y Publicidad
  • Línea 11.- Material Oficina
  • Línea 12.- Material Mantenimiento
  • Línea 13.- Material Reposición
  • Línea 14.- Otros Materiales
• La línea 15 “SERVICIOS EXTERIOR” que totalizará el gasto correspondiente a los servicios externos en un cálculo del gasto a imputar como gasto fijo o correspondiente a cada unidad de servicio, que aparecerá en las correspondientes celdas de las líneas “16 a 22”
  • Línea 16.- Reparaciones y Conservación
  • Línea 17.- Servicios de Profesionales Independientes
  • Línea 18.- Transportes
  • Línea 19.- Primas de Seguros
  • Línea 20.- Servicios de Banca y Similares
  • Línea 21.- Publicidad, Propaganda y RRPP
  • Línea 22.- Otros Servicios del Exterior
• La línea 23 “SUMINISTROS” totalizará el gasto correspondiente a los sumistros en un cálculo del gasto a imputar como gasto fijo o correspondiente a cada unidad de servicio, que aparecerá en las correspondientes celdas de las líneas “24 a 27”
  • Línea 24.- Agua
  • Línea 25.- Electricidad
  • Línea 26.- Combustibles
  • Línea 27.- Otros Suministros
• La línea 28 “TRIBUTOS Y TASAS” totalizará el gasto correspondiente a los tributos y tasas que gravan al inmueble y la explotación de la industria, según el establecimiento sea de propiedad o alquiler, en un cálculo del gasto a imputar como gasto fijo o correspondiente a cada unidad de servicio, que aparecerá en las correspondientes celdas de las líneas “29 a 33”
  • Línea 29.- IBI Impuesto de Bienes Inmuebles
  • Línea 30.- IAE Impuesto de Actividades Económicas
  • Línea 31.- Tasas Municipales
  • Línea 32.- Tasas Autonómicas
  • Línea 33.- Otras Tasas e Impuestos
• La línea 34 “GASTOS DE PERSONAL” totalizará el gasto correspondiente a los gastos de personal que se generan en su explotación, en un cálculo del gasto a imputar como gasto fijo o correspondiente a cada unidad de servicio, que aparecerá en las correspondientes celdas de las líneas “35 a 39”
  • Línea 35.- Sueldos y Salarios
  • Línea 36.- Parte Proporcional Pagas Extras
  • Línea 37.- Seguridad Social cargo Empresa
  • Línea 38.- Uniformidad
  • Línea 39.- Otros gastos de personal
• La línea 40 “OTROS GASTOS DE GESTIÓN” totalizará el gasto correspondiente a otros gastos de gestión que se generan en la explotación, en un cálculo del gasto a imputar como gasto fijo o correspondiente a cada unidad de servicio, que aparecerá en las correspondientes celdas de las líneas “41 a 43”
• • Línea 41.- Gastos Generales
  • Línea 42.- Teléfono y Telecomunicaciones
  • Línea 43.- Otros Gastos de Gestión
• La línea 44 “TOTAL GASTOS EXPLOTACIÓN” totalizará los gastos puros de explotación, sin computar gastos financieros ni amortizaciones técnicas al no ser gastos directamente imputables a la explotación, y poder variar de forma muy sensible de un ejercicio a otro, como consecuencia de la estrategia que con respecto a estos gastos, pueda adoptar la gerencia en cada ejercicio.
• La línea 45 “GASTOS FINANCIEROS” totalizará el gasto correspondiente a la financiación de la empresa, imputándose como gasto fijo de estructura del ejercicio económico en estudio. Y cuyo desglose aparecerá en las correspondientes celdas de las líneas “46 a 48”
  • Línea 46.- Intereses de los créditos a corto plazo
  • Línea 47.- Intereses de los créditos hipotecarios y a largo plazo
  • Línea 48.- Intereses de las operaciones de leasing
• La línea 49 “AMORTIZACIÓN TÉCNICA”, a la que se imputarán, como gasto fijo de estructura del ejercicio económico en estudio, las amortizaciones que puedan corresponder a los activos de la empresa.
• La línea 50 “TOTAL GASTOS”, que representará la cifra del gasto fiscal del ejercicio, sumando al TOTAL GASTOS EXPLOTACIÓN la suma de los GASTOS FINANCIEROS y las AMORTIZACIONES TÉCNICAS

A continuación incluiremos tres líneas más, que ya no incluyen gasto, pero que nos interesa conocer, para poder calcular las ventas necesarias para hacer frente además de a los gastos de explotación, en:

• La línea 51 “AMORTIZACIÓN CRÉDITOS” para tener en consideración el beneficio necesario para hacer frente al pago de las amortizaciones de los créditos vivos en cada ejercicio.
• La línea 52 “BENEFICIO MÍNIMO” para tener en consideración el beneficio mínimo que pretendemos obtener como compensación al capital propio invertido en la empresa.
• La línea 53 “TOTAL A PRESUPUESTAR” nos totalizará el total de tesorería que precisaremos para hacer frente a los gastos y beneficio deseado, tanto en el concepto de gasto fijo, como de gasto variable por cada unidad de venta considerada.

Hemos de tener en cuenta que al gasto fijo, hemos de hacerlo frente con cualquier nivel de ocupación a considerar, mientras que los gastos variables de cada unidad de venta, solo afectarán en el número de servicios que se realicen con cada una de ellas, por lo que en conjunto, el gasto fijo habrá de financiarse con la diferencia existente entre el precio de venta y el gasto variable de todas y cada una de las unidades de venta.

(Si alguien está interesado en disponer de un modelo, de la hoja de cálculo que definimos en este capítulo, puede pedírmela al correo electrónico: macsystem@telefonica.net, y le será enviada con la única condición de que me mande su opinión sobre ella, y si considera necesaria alguna mejora sobre la misma)

En el Capitulo 12.- Tablas de opciones múltiples de los diferentes servicios, podremos ver, como para cada unidad de venta es posible calcular múltiples escenarios de gestión, para poder elegir los más favorables en cada coyuntura y diferente circunstancia del mercado, de forma que podamos tomar decisiones con la máxima seguridad de acierto.

En el siguiente capítulo “Creación de tarifas” analizaremos las muy variadas estrategias que podemos utilizar en lo referente a conseguir diferenciarnos de nuestros competidores por medio de estrategias basadas en la creación de diferentes tarifas que se adapten a las expectativas de los clientes, representando para estos la mejor relación calidad precio, o como expresaría un anglosajón “the best value for money”.

Pasa a: Pret a porter o traje a la medida.- Capítulo 7.- Creación de tarifas.

Si le ha interesado el contenido de este post, puede encontrar más temas de interés por medio de los INDICES TEMÁTICOS de mis post en:

Índice Temático 01.- ¿Necesitan los hoteles españoles un cambio del modelo de gestión?

Índice Temático 02.- Mi visión del Revenue Management como Gestión de Resultados

Índice Temático 03.- La gestión y las implicaciones de promoción, comunicación y comercialización hotelera.

Índice Temático 04.- Los Recursos Humanos en la Gestión Hotelera

Índice Temático 05.- Miscelánea de posts

Índice Temático 6.- Series

Índice Temático 7.- Cursos