Capítulo 11 del Presupuesto en el ámbito hostelero.- Fórmulas que nos permiten aprovechar los conocimientos anteriores

Capítulo 11.- Fórmulas que nos permiten aprovechar los conocimientos anteriores

Viene de: El presupuesto en el ámbito hostelero.– Capítulo 10

La gestión exige toma de decisiones que van a condicionar de forma total y absoluta la cuenta de resultados, y que por lo tanto debieran estar motivadas en el conocimiento del resultado que pueda esperarse de las mismas.

Dichas decisiones van a generar las estrategias propias del negocio, afectando a:

a) La apertura permanente o por temporada.

b) La diversificación de la oferta y mercados objetivo para la misma.

c) La calidad y precio de los distintos servicios ofertados.

d) La política de personal con consideración a su profesionalidad, fijo o temporal, niveles salariales, etc.

e) La política de compras.

f) La política de ventas.

La necesidad de valorar las implicaciones de esta toma de decisiones nos debe llevar a preguntarnos ¿Hay fórmulas que nos ayuden en la toma de decisiones? La respuesta a la pregunta anterior es que sí, existen fórmulas que pueden ayudarnos a analizar las consecuencias de cada decisión tomada, siempre y cuando exista el mínimo de conocimientos necesarios, para valorar cada uno de los parámetros que deban ser analizados, ya que las fórmulas nos van a dar una respuesta matemática a una consulta basada en los datos que aportemos a dicha fórmula, y si estos datos no son correctos, la respuesta será acorde a la información introducida, y por tanto de escasa utilidad.

Pongamos un ejemplo: Vamos a tratar de analizar la rentabilidad de un restaurante de alto nivel, y al valorar los costes de personal decidimos que el Jefe de Cocina cobrará el salario correspondiente de convenio, al pasar esta información a la fórmula nos dará un resultado bastante optimista, ya que con ese sueldo si el resto de parámetros introducidos son razonables, nos proporcionará un resultado fácilmente alcanzable.

Sin embargo hay un problema, no vamos a encontrar un Jefe de Cocina por ese sueldo, y si alguien ocupa ese puesto de trabajo con el salario señalado, será imposible que proporcione la calidad de cocina y organización de la misma, precisos para que el restaurante alcance sus objetivos.

Un solo dato equivocado, invalida el resultado matemático, no porque este no sea correcto, el problema está en que el planteamiento no ha sido correcto.

Imaginémonos que todos los demás datos hayan tenido similar valoración, cuando alguien sin los conocimientos necesarios, decidió montar un restaurante de alta cocina, sin adecuada valoración del personal necesario para poner la misma en funcionamiento.

Las fórmulas le han dado altos niveles de rentabilidad, pero los planteamientos y estrategias de negocio implantadas le llevarán a la ruina.

Por tanto con el conocimiento de estas salvedades, veamos como podemos encontrar respuesta a nuestras necesidades de solución a los problemas de gestión de un establecimiento de hostelería, mediante el uso de fórmulas que nos pueden dar respuesta a las necesidades del conocimiento de los resultados a obtener de acuerdo a las estrategias que pongamos en funcionamiento.

PUNTO MUERTO: Fórmula que nos dará respuesta a la necesidad de saber las ventas y el número de servicios necesarios para lograr que ingresos y gastos queden equilibrados.

Pm = Gf / (1 – Gv / V)

(Fórmula que leeremos: Punto muerto igual a los gastos fijos dividido por uno menos los gastos variables partidos por la unidad de ventas.)

PUNTO MUERTO CON RENTABILIDAD MÍNIMA: Fórmula en la que pretendemos conocer las ventas y el número de servicios necesarios para garantizar el beneficio mínimo que la empresa esta dispuesta a admitir.

Pmr = (Gf + B) / (1 – Gv / V)

(Fórmula que leeremos: Punto muerto con rentabilidad mínima igual al gasto fijo más el beneficio mínimo exigido dividido por uno menos el gasto variable partido por la unidad de venta.)

PUNTO MUERTO CON PÉRDIDA ACEPTADA: Fórmula en la que pretendemos conocer las ventas y el número de servicios necesarios para garantizar que el resultado de la empresa no supere un determinado nivel de pérdidas.

Pmp = (Gf - P) / (1 – Gv / V)

(Fórmula que leeremos: Punto muerto con perdida aceptada igual al gasto fijo menos la pérdida máxima aceptada dividido por uno menos el gasto variable partido por la unidad de venta.)

Con las tres fórmulas anteriores tendremos respuesta a la mayoría de los planteamientos que puedan pretender conocer en un primer momento en la empresa:

1) Que tenemos que vender para no tener pérdidas.

2) Que tenemos que vender para obtener el beneficio que deseamos.

3) Que tenemos que vender para no superar un nivel de pérdidas admisible, situación que podría darse en un momento de crisis o época de lanzamiento.

Ahora bien, que ocurre si en algún momento no se alcanzan los objetivos propuestos, ¿Tenemos manera de solucionarlo?

Si se ha planteado esta posibilidad a la hora de definir la estrategia de gestión, es posible encontrar fórmulas que solucionen tal eventualidad. Lo primero que necesitamos conocer es lo que representa realmente la situación creada.

Si en un momento determinado del ejercicio económico no se han alcanzado los objetivos propuestos, debemos averiguar como afecta al resultado que teníamos previsto, ya que una reducción de ventas determinada, no significa que se pierda esa cifra, dado que esas ventas llevaban aparejados unos gastos variables que no se habrán realizado, por lo tanto el impacto sobre el resultado será el montante de venta perdida menos los gastos variables no realizados, cifra que representará una cantidad de gasto fijo no cubierto.

Situación que nos lleva a tener que averiguar el montante de gasto variable presupuestado y no efectuado, para poder conocer la cifra correspondiente al gasto fijo no cubierto.

GASTO VARIABLE PRESUPUESTADO Y NO EFECTUADO: Fórmula que nos proporcionará el montante del gasto variable correspondiente a las ventas no realizadas.

Gvpv = Pv x Gv / V

(Fórmula que leeremos: Gasto variable presupuestado y no efectuado igual a la pérdida en ventas multiplicado por el gasto variable y dividido por la unidad de venta.)

GASTO FIJO NO CUBIERTO: Fórmula que nos proporcionará el montante del gasto fijo que no ha sido cubierto como consecuencia de la perdida de ventas.

Gfp = Pv – Gvpv

(Fórmula que leeremos: Gasto fijo no cubierto igual a la pérdida en ventas menos el gasto variable presupuestado y no efectuado.)

Dos nuevas fórmulas con las que damos respuesta a la pregunta que nos hacíamos en un párrafo anterior, ahora nos hacemos una nueva pregunta ¿Para qué nos sirve conocer esto? La respuesta es obvia, para proceder a la corrección de la desviación existente en los objetivos previstos por la empresa.

Habíamos dicho anteriormente que si se había previsto en la estrategia de gestión esta eventualidad, era posible encontrar fórmulas que pudieran solucionar estas posibles desviaciones, podemos entender que en un establecimiento cuya estrategia haya señalado objetivos de plena ocupación, no tendrá posibilidad alguna de corregir cualquier desviación que pueda producirse a lo largo del ejercicio económico, sus resultados serán los previstos o menores de lo previsto si durante su explotación hay alguna pérdida de ventas, dado que no dispondrá de campo de actuación al tener prevista plena ocupación.

Si el establecimiento sabiendo el resultado a obtener con plena ocupación, se hubiese preocupado de analizar otros escenarios, en los que con una ocupación menor en determinados periodos del año, puede obtener la misma rentabilidad, es claro que durante esos periodos de menor ocupación dispondrá de posibilidades de corregir las desviaciones que hayan podido existir.

Supuesta esta posibilidad, de las fórmulas hasta ahora vistas, podemos deducir otras dos que puedan ayudarnos a corregir estas desviaciones:

PUNTO MUERTO CON RENTABILIDAD MÍNIMA PRIMA: Fórmula en la que pretendemos conocer las ventas y el número de servicios necesarios para recuperar las pérdidas generadas por una disminución de las ventas y poder garantizar el beneficio mínimo que la empresa esta dispuesta a admitir.

Pmr’ = (Gf + B + Gfp) / (1 – Gv / V)

(Fórmula que leeremos: Punto muerto con rentabilidad mínima prima igual al gasto fijo más el beneficio mínimo exigido más el gasto fijo no cubierto dividido por uno menos el gasto variable partido por la unidad de venta.)

PUNTO MUERTO CON PÉRDIDA ACEPTADA PRIMA: Fórmula en la que pretendemos conocer las ventas y el número de servicios necesarios para recuperar las pérdidas generadas por una disminución de las ventas y garantizar que el resultado de la empresa no supere un determinado nivel de pérdidas.

Pmp’ = (Gf – P + Gfp) / (1 – Gv / V)

(Fórmula que leeremos: Punto muerto con perdida aceptada prima igual al gasto fijo menos la pérdida máxima aceptada más el gasto fijo no cubierto dividido por uno menos el gasto variable partido por la unidad de venta.)

Fórmulas que necesitamos para adaptarla a cualquier situación temporal, y variante de explotación, dado que la pérdida en ventas puede generarse en muy diferentes momentos de la gestión, y si hubiésemos pretendido sumar la perdida en ventas a la fórmula, la corrección solamente sería posible en los mismos términos de servicio y rentabilidad, posibilidad poco probable de lograr, ya que no sería lo mismo hacer frente a una desviación de ventas producida en el mes de agosto, con el máximo nivel de rentabilidad, que a una desviación producida en baja temporada con nivel de rentabilidad mucho menor.

Con todo lo visto tenemos que decidir que queremos conocer de nuestra explotación:

Capítulo 12.- Punto muerto o punto de rentabilidad

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