Curso de Rentabilidad de Establecimientos Hoteleros (Capitulo I)

TEORÍA PARA LA UTILIZACIÓN DEL PUNTO MUERTO EN HOSTELERÍA

Para poder hallar el punto muerto en cualquier explotación, hemos de disponer de una serie de datos imprescindibles en el plano administrativo, estos datos serán:

a) Un presupuesto de Gastos Fijos (G­f)

b) Una relación entre el Gasto Variable (Gv) y la Unidad de Venta (V) para hallar los cuales, puede aparecernos una dificultad inicial, que es la gran diversificación de servicios en los establecimientos hoteleros.

Esta dificultad no desdeñable, puede aparecer agravada en el momento en que deseemos cuantificar los Gastos Variables (Gv) de cada Unidad de Venta (V) posible, o al hacer el intento con los Gastos Fijos (Gf) de la explotación.

Estos cálculos que en ciertas empresas de tipo industrial son relativamente fáciles de calcular por cuanto los procesos de fabricación tienden a una estandarización que determina fórmulas cuasi matemáticas que ayudan en los cálculos, mas cuando dichas industrias disfrutan de una amplia relación de elasticidad tanto en su oferta como en su demanda, con posibilidad de stockages; es mas problemática en los hoteles donde para una demanda de fuerte elasticidad, enfrentamos una oferta de singular rigidez, que no permite adaptaciones rápidas, ni stockages de maniobra que faciliten la comercialización de nuestro producto.

Por lo tanto, al igual que en otras industrias, tenemos que adoptar unas fórmulas de estandarización que nos permitan maniobrar en el campo administrativo y nos informen en cada momento de las desviaciones que, sobre las previsiones, se vayan creando, con el fin de proceder a las oportunas correcciones.

La posible estandarización en nuestra industria se basará en la definición del estándar de servicio y de calidad que pretendamos dar a nuestro establecimiento, con el fin de hacer una primera cuantificación de gastos en sus variantes de fijos y variables.

Para realizar esta cuantificación, consideramos:

a) La categoría que pretendemos dar al establecimiento, si esta en expectativa de explotación, o la que realmente tiene si esta abierto.

b) El estándar de servicio y calidad en el que actúa la competencia para dicha categoría.

c) Las normas administrativas que regulan el ejercicio de la actividad.

d) Las circunstancias de mercado y coyuntura en que se habrá de desarrollar la explotación.

Del análisis de todas las circunstancias, anteriores, nos aparecerán unas posibilidades de acción que nos definirán:

1. La plantilla de personal y sus salarios directos e indirectos.

2. La cantidad y calidad de los alimentos y bebidas “primeras materias” a emplear en cada tipo de servicio previsto.

3. La cantidad, calidad y rotación en el uso de materiales necesarios para adecuar el servicio al estándar que se defina.

4. La cantidad, calidad y coste de los servicios de exterior que hayamos de precisar para atender el estándar de servicio definido.

5. La inversión que en promoción y publicidad, así como atenciones a clientes y política de comisiones nos interesa poner en práctica.

6. El coste que por contribuciones, tasas e impuestos se derivan del ejercicio de la actividad.

7. El coste de los gastos generales de la explotación, por los distintos conceptos de gestión.

8. El coste de los gastos estructurales: arrendamientos, financieros y amortizaciones.

Todos y cada uno serán estudiados en capítulos independientes, en los que analizaremos las cuentas de gasto en sus diferentes magnitudes, diferenciando los costos en:

• Gastos Fijos (Gf) que dividiremos en:

Gastos Fijos de Estructura (Gff)

Gastos Fijos de Explotación (Gfv)

• Gastos Variables (Gv)

Con independencia del estudio de las distintas cuentas de gasto, en cuanto a su cuantificación se refiere, vamos a definir una formulación que nos permita consolidar la teoría del punto muerto, así como las variantes adaptables a la misma, y que en principio vamos a considerar en:

a) Punto Muerto de la Explotación (Pm).

b) Punto de ventas incluida la rentabilidad mínima exigible (Pmr).

c) Punto de ventas deducidas las pérdidas máximas admisibles (Pmp).

CASO A:

Deseamos conocer el Punto Muerto (Pm) de una explotación:

Pm = Gf / 1 - (Gv/V)

CASO B:

Deseamos conocer las ventas necesarias para obtener un Beneficio (B) que nos garantice la Mínima Rentabilidad (Pmr) exigible a la inversión:

Pmr = (Gf + B) / 1 - (Gv/V)

CASO C:

Deseamos conocer las Ventas Mínimas Necesarias (Pmp) para no sobrepasar una Pérdida Máxima Admisible (P), bien por época de lanzamiento de un establecimiento, o como consecuencia de una situación coyuntural.

Pmp = (Gf-P) / 1 - (Gv/V)

Con las anteriores formulaciones podemos encontrar la posibilidad de utilizar distintos puntos muertos para cualquier fracción temporal de la explotación que deseamos analizar, siempre y cuando los gastos fijos los hayamos calculado para períodos de tiempo homogéneos en sus características, para lo cual solamente necesitaremos hallar la parte del gasto fijo correspondiente a cada época que nos interesa, siendo luego el resultado proporcional a la periodificación que se desee: día, semana, decena, quincena, mes, trimestre, temporada, año, etcétera.

Las posibilidades de periodificación de distintos puntos muertos, nos permitirán adaptarnos cómodamente a las distintas circunstancias de explotación típicas de nuestras industrias, diferenciando no solamente épocas como invierno o verano - lógicamente, con diferencias en los gastos de explotación, aún cuando sea un hotel regular en su explotación a través de todo el año; diferencias que pueden darse, en este caso, en los gastos de calefacción y alumbrado especialmente -, sino el caso de hoteles de temporada o aún cuando abiertos todo el año , fuertemente influenciados por la estacionalidad.

El adecuado análisis de los costos nos puede indicar las épocas mas adecuadas de cierre por temporada, señalándonos las posibilidades reales de cada posible época de permanencia abiertos.

Con independencia de las posibilidades dadas en cuanto a apertura o cierre del establecimiento, podemos, a través de la periodificación, conseguir un control casi perfecto de nuestros resultados y por tanto de nuestra comercialización, ayudándonos a marcar las líneas de corrección precisas en cada circunstancia, tanto en el ámbito cuantitativo, conociendo las desviaciones y las necesidades cuantitativas del correspondiente ajuste, como en el ámbito temporal, pudiendo buscar los momentos, mas favorables, para poder incidir en la línea comercial a fin de conseguir los ajustes necesarios al presupuesto.

Así, veremos que en el momento en que para determinada época no lleguemos al mínimo de ventas señalado, nos aparecerá una Pérdida en Ventas (Pv) que habríamos de tener en consideración para posterior corrección.

La Pérdida en Ventas (Pv) nos genera como consecuencia directa de la misma:

a) Un montante de Gastos Variables Presupuestados y no Efectuados (Gvpv) correspondiente a la cantidad de Pérdida en Ventas (Pv).

b) Una cifra de Gastos Fijos no Absorbidos (Gfp).

A los que corresponderían las siguientes formulaciones:

1) Gvpv = (Pv x Gv) / V

que leeríamos: Gasto Variable Presupuestado y no Efectuado (Gvpv) igual a la Pérdida en Ventas (Pv) multiplicada por el Gasto Variable (Gv) y dividida por la Unidad de Venta (V).

2) Gfp = Pv - Gvpv

que leeríamos: Gasto Fijo no Absorbido (Gfp) igual a la Perdida en Ventas (Pv) menos el Gasto Variable Presupuestado y no Efectuado (Gvpv).

La cifra de Gastos Fijos no Absorbidos (Gfp) será la que tendremos que utilizar para sumada a los Gastos Fijos (Gf) del período sobre el que deseamos influir para efectuar las correcciones, poder obtener todas las opciones posibles, de punto muerto, que nos ayuden a la comercialización de dicho período, nuevo punto Muerto (Pm) que representaremos según los casos, como:

Pm’ Pmr’ Pmp’

De lo dicho anteriormente podemos deducir que el nuevo Punto Muerto o Punto Muerto Prima (Pm’) sería:

Pm’ = Pm + Pv

fórmula que solamente nos permitiría una opción comercial, es decir, solamente nos permitiría trabajar dentro de los supuestos en que se había originado la desviación, y que no siempre sería la adecuada para el momento en que pretendiésemos conseguir la corrección, por lo que necesitaremos hallar la fórmula que nos permita adaptarnos a cualquier opción comercial posible y que nos vendrá dada por:

Pm’ = (Gf + Gfp) / 1 - (Gv/V)

fórmula que leeríamos: Punto Muerto Prima (Pm’) igual a la suma de Gastos Fijos (Gf) mas Gastos Fijos no Absorbidos (Gfp) partida por uno menos el Gasto Variable (Gv) partido por la Unidad de Venta (V),

fórmula que traspasada al caso B) de punto muerto en que pretendemos mantener un beneficio mínimo, tendríamos:

Pmr’ = (Gf + B + Gfp) / 1 - (Gv/V)

fórmula que leeríamos: Punto Muerto con Rentabilidad Mínima Prima (Pmr’) igual a la suma de Gastos Fijos (Gf) mas el Beneficio mas los Gastos Fijos no Absorbidos (Gfp) partida por uno menos el Gasto Variable (Gv) partido por la Unidad de Venta (V),

y en el caso C) de Punto Muerto en el que deseamos no sobrepasar un determinado nivel de pérdidas, nos aparecerá:

Pmp’ = (Gf - P + Gfp) / 1- (Gv/V)

fórmula que leeríamos: Punto Muerto con Pérdida Aceptada Prima (Pmp’) igual a los Gastos Fijos (Gf) menos la Pérdida Admitida mas Gastos Fijos no Absorbidos (Gfp) partida por uno menos el Gasto Variable (Gv) partido por la Unidad de Venta (V).

Para todas las fórmulas anteriores partimos de la base de que los Gastos Variables (Gv) sean fijos en relación a la Unidad de Venta (V), esto nos permite analizar una serie múltiple de opciones comerciales a través de diferentes cuantías para la Unidad de Venta (V), lo que nos permite adaptarnos a las posibilidades del momento sin hacer cambio alguno en los estándares de servicio y calidad que se tuviesen definidos para la época del análisis.

Sin embargo, y caso de que las opciones obtenidas no las encontrásemos factibles, podríamos obtener nuevas series de opciones múltiples a través del cambio en la cuantía de los Gastos Variables (Gv), con el consiguiente cambio en el estándar de calidad o cantidad, permitiéndonos una mas amplia gama de elecciones, que si continuasen siendo insuficientes, nos llevarían a la necesidad de buscar posibilidades de corrección en la cuantía de los Gastos Fijos de Explotación (Gfv), con la consiguiente influencia sobre el estándar de servicio.

Todas las posibilidades que se perfilan en las páginas anteriores, las analizaremos con mas detalle a través de los ejercicios prácticos que utilizaremos como elemento clarificador de cuanto hasta ahora hemos señalado, indicando en los mismos, los pasos a dar para el análisis y sistema de toma de decisiones, para cada cuenta analizada en el libro, junto al análisis final de los resultados y las opciones comerciales, que dan paso a los mismos.

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