Grandes eventos como grandes oportunidades de explotación

Acoger u organizar grandes acontecimientos (reuniones, congresos, incentivos, bodas y otros) proporciona a todos los establecimientos la oportunidad de incrementar sus niveles de ocupación antes, durante y después de su celebración. Pero para ello se hace necesaria la elaboración de un protocolo de actuación previa. Así como la preparación previa puede proporcionarnos un alto nivel de ingresos por el incremento del % de ocupación, una mala preparación puedo provocar pérdidas considerables.

La celebración y organización de este tipo de acontecimientos confiere al organizador un alto grado de incertidumbre respecto de: la estrategia a seguir en lo que se refiere a política de precios, de ocupación. Por todo ello, deberían seguirse una serie de pautas con la finalidad de maximizar el revenue y optimizar los recursos que ya tenemos:

1º.- El equilibrio: No se trata de llenar a toda costa y tampoco de desviar toda la demanda “normal”. Se trata de tener niveles muy aceptables de ocupación durante la celebración del acontecimiento sin dejar de observar el mercado más allá de la celebración del evento. En los días previos e iniciales la demanda será “alta” y hay que intentar vender lo mejor posible para evitar que, el cliente no acepte el precio. Es un tema de ajuste. La planificación ha de ser exhaustiva y cuidadosa con la finalidad última de “maximizar la ocupación al mejor precio”. Así, los departamentos comercial (off y online), de marketing (directo y online) y de Revenue Management deben trabajar conjuntamente con la misma estrategia.

2º.- Estrategia de precios: Al igual que el anterior, la estrategia de precios debe estar perfecta y cuidadosamente planificada. El incremento de la demanda llevará un incremento “razonable” de los precios pero con la cautela de no perder cuota de mercado por precios “excesivos” que la demanda no está dispuesta a asumir. Así, se han de promocionar las llegadas que tengan lugar con anterioridad a la celebración del evento (de este modo nos garantizaremos una estancia más larga), así como, promocionar las estancias que prolonguen tras la celebración del mismo (ofertas por extensión, servicios de spa-wellness gratuitos, descuentos en el precio para los días posteriores, etc). Eso sí, siempre actuando con cautela y teniendo en cuenta los niveles de ocupación previos o posteriores a la celebración.

3º.- Planes de Early booking o de pago previo: Es una estrategia muy extendida actualmente. Con la finalidad de soportar el coste de non shows o cancelaciones de último minuto. Así, estableceremos unas condiciones de pre-pago, de reserva anticipada, con unas penalizaciones en caso de non shows o cancelaciones imprevistas. La previsión y establecimiento de este tipo de condiciones ayuda a paliar el efecto negativo que tienen sobre la cuenta de resultados. Por otro lado, la aplicación de estas condiciones y la aceptación de reservas “last minute” ayudarán a la obtención de resultados excelentes.

4º.- Establecimientos del MLOS (estancia mínima): Dependiendo de la duración del acontecimiento se establecerá una estancia mínima y, de este modo, se garantizarán niveles de ocupación relevantes en ese período de tiempo. Por otro lado, nos permitirán planificar los recursos necesarios para garantizar los servicios durante su celebración (vg RRHH, Compras, Food&Beverage, Pisos, etc).

5º.- Control de Overbooking: El establecimiento de un % de overbooking paliará las potenciales cancelaciones (junto con la aceptación de las reservas “last minute”).

El uso de alguna de las citadas estrategias, junto con el establecimiento de un control exhaustivo sobre los niveles de la demanda de nuestro establecimiento (durante la celebración del evento) permitirá al hotel establecer una correcta política de precios.

Finalmente, tendremos que tener en cuenta a los “intermediarios” (aavv off y online, TTOO on y offline, portales de reservas, etc) pues tienen otras tarifas (de nuestro establecimiento y del set competitivo de la zona) que pueden, asimismo, afectar en nuestra cuenta de resultados y en nuestros niveles de ocupación. Los clientes saben que, durante la celebración del evento, los precios pueden ser altos y aceptarlo, pero siempre que sean razonables.

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