CONTROL DE COSTES EN ALIMENTOS Y BEBIDAS IV

En las precedentes entregas de los controles de los costes en F&B hemos hablado de la técnica de establecimiento de estándares, del establecimiento de los procedimientos y los mecanismos de control y la formación y training a los colaboradores que conforman el engranaje del proceso de alimentos y bebidas. Ahora hablaremos de la 4ª técnica “ la observación y corrección de procesos”, la 5ª técnica “el establecimiento de los registros y la elaboración de los informes”, la 6ª técnica “el control y seguimiento de los colaboradores”, dejando como epitafio y entrega número V, el punto más interesante (a mi criterio, por supuesto) de la “preparación y seguimiento de presupuestos en F&B”.

4ª Técnica: La observación directa y corrección de procesos.

En las manos de todo responsable (a cualquier nivel) está el alcanzar el objetivo establecido en los estándares. Una vez que se han explicado, consensuado y aceptado no ha finalizado la tarea, sino todo lo contrario. Todos sabemos que existe una habilidad innata para el olvido instantáneo de las instrucciones y por ello el seguimiento de las instrucciones es indispensable. Asimismo, es un modo por medio del cual el colaborador puede conocer en qué aspectos se está equivocando y así rectificar. Un chef de cocina cuando da unas instrucciones de decoración o cómo ha de ser elaborado un determinado plato, o un maître cuando da instrucciones de cómo hacer la mise en place en un restaurante, un barman en las cantidades que conforman una bebida combinada o un jefe de economato cuando da instrucciones de cómo ha de ser el procedimiento de servicio de las mercaderías a los diferentes departamentos, todos ellos han de hacer ese seguimiento. Por supuesto, si detectan que una vez que se han dado las instrucciones aún así no se observan, pues se tiene que hacer más hincapié, si cabe, en su observancia y corregir las desviaciones con la finalidad de que los estándares requeridos se alcancen y cumplan.

5ª Técnica: Establecimiento de registros y elaboración de informes.

En consonancia con la técnica anterior (la observación directa), en los establecimientos pequeños el control de los procesos de F&B puede hacerse de modo directo: controlando el modo en el que se sirven las bebidas, el cómo se preparan los platos, el cómo se elaboran las ensaladas, el cómo se preparan los cócteles, el cómo de almacenan las materias primas, etc. Pero, en aquellos establecimientos de más envergadura (por ejemplo, hoteles o grandes complejos hoteleros o centros de ocio, etc ) la técnica de la observación se hace imposible. El responsable del establecimiento o del departamento de F&B no puede estar en todos los lugares al mismo tiempo, no tiene el don de la ubicuidad, y por tanto necesita de “registros” o documentos que “virtualicen” esa observación: los registros y los informes.

Uno de los ejemplos más claros de informe de F&B lo tenemos en un informe de consumos mensual (o de cualesquier otro tramo temporal que se determine) donde se establecen las existencias iniciales, las reposiciones, el inventario, el consumo (por diferencia) y, finalmente, se obtiene el resultado de la explotación, obteniendo un sinfín de ratios (consumo por estancia, el más utilizado para los costes). Del estudio del mismo se puede obtener un sinfín de información: si el coste se dispara es que ha habido un derroche de materia prima, o que no se han seguido los estándares, etc, por ejemplo. Si el coste ha sido menor, pero la satisfacción de los clientes ha sido pobre, entonces se tendrán que replantear los estándares para que la satisfacción sea mayor y, consecuentemente, sacrificar algo del coste, por ejemplo.

Por supuesto, existen innumerables registros e informes y, lo más plausible, es que sean muy dinámicos y que proporcionen una información lo más pronta posible con la finalidad de tomar medidas oportunas con carácter inmediato. El responsable sólo podrá tomar acciones en la medida que tenga información proveniente de esos registros e informes.

6ª Técnica: Control y seguimiento a los colaboradores.

Hace referencia al “cómo” desempeñan las tareas los colaboradores adscritos al departamento de F&B, si se adecúan a los requisitos de los estándares exigidos, si son observados en cada uno de los procedimientos y procesos. El seguimiento ha de ser exhaustivo si se quieren lograr esos estándares por lo que es fundamental: que los objetivos sean claros y sean aceptados por todos. Sólo así estarán involucrados y se evitarán acciones negativas que llevarán al fracaso. Hablaremos de “supervisión”, en sentido amplio llegando hasta las últimas consecuencias, incluso disciplinarias para aquellos que no quieran formar parte del equipo o no quieran seguir voluntariamente las instrucciones de los responsables.

Ya sólo me queda por compartir con vosotros la última entrega de la preparación de los presupuestos en Alimentos y Bebidas. Sin duda, un tema que me apasiona.