Control de Costes en Alimentos y Bebidas (I)

El control de costes en alimentos y bebidas es esencial. Hemos de tener muy en cuenta una premisa: el control de los procesos y costes de alimentos y bebidas enfoca directamente a las personas no a los alimentos y bebidas. Los alimentos no desaparecen por sí mismos sin la intervención de las personas (vg el exceso de licor en una bebida combinada sólo se produce cuando el camarero o barman lo vierten en el vaso) y, por ende, no se consumen hasta que están al alcance de las personas. Por tanto, cada uno de los procesos de consumo dentro de un establecimiento (alimentos o bebidas) son resultado de la intervención de los empleados del mismo (comedor, bar, salón, minibar, etc). Al final, lo que se tiene que protocolizar es el comportamiento de las personas que afectan directamente en la gestión-control-consumo de los alimentos y bebidas.
El control es un mecanismo utilizado por los responsables de F&B, Directores, Directores Generales, para dirigir, regular, las acciones de las personas y así conseguir los objetivos marcados de consumo. El "control de costes" es un proceso encaminado a la regulación de los costes evitando el "exceso" de coste. Ese proceso engloba a todos y cada uno de los subprocesos de compra, recepción, almacenaje, manipulación, etc, encaminados al consumo por parte de los clientes (sean alimentos o bebidas). Los mecanismos de control de costes en F&B son múltiples, aunque los principios y objetivos son comunes: "evitar el exceso de coste" y que el ahorro en los costes sea entendido como un beneficio para la empresa.
Encontramos dos causas esenciales en el sobre-coste de los F&B: el gasto supérfluo y la ineficiencia. Por ejemplo, tener una cámara congeladora llena de alimentos y la cámara no refrigera a la temperatura adecuada provoca que esa comida esté en mal estado y, consecuentemente, tenga que deshecharse. Se tiene que mentalizar que el "rendimiento" es el objetivo, es la diferencia entre el coste y el beneficio y un incremento en los costes no implica un incremento en ventas sino un descenso de la cuenta de los resultados. Así, el enemigo número uno a batir es "el exceso de costes".
El "control en las ventas" es otro elemento fundamental. Es imporante que la venta proporcione los ingresos suficientes al establecimiento (obviedad) y, por consiguiente, se tienen que comparar los registros de ventas y los de producción: lo que hemos vendido tiene que ser igual a las diferencias de inventario (incluyendo las pérdidas, roturas, o bajas justificadas). Por desgracia la experiencia nos demuestra que algunos empleados no son nada honestos
¿Quién es el responsable de esos controles?. La Dirección, aunque en determinadas organizaciones (dependiendo de su volumen o del volumen de las operaciones) se contratan a directores de F&B o se delegan en administrativos. Cuanto más complejos son los procesos de alimentos y bebidas más personas han de estar dedicadas a ese control (Gerente de A&B, Supervisor A&B, etc), incluyendo a los directores o responsables de los establecimientos que ejercerán su control sobre determinadas fases del proceso de alimentos y bebidas.
¿Cómo implantamos los controles en los procesos de A&B?. Los procesos de A&B (F&B) comprenden desde la compra hasta el consumo-venta pasando por la recepciónde la matería prima, su almacenamiento y el abastecimiento a los diferentes departamentos del establecimiento. Por tanto, el establecimiento de los controles afecta a un sinfín de personas involucradas en ese proceso que, esencialmente, no manipulan alimentos. No sólo es el consumo o la venta sino también la previsión de aprovisionamiento (los materiales deben estar almacenados en un lugar y condiciones adecuados siguiendo criterios de almacenamiento LIFO-FIFO u otros), la negociación con proveedores (plazos de entrega, pruebas de calidad, contratos de aprovisionamiento, condiciones de pago, etc), la obtención del mejor precio (por volumen de negocio, rappels, etc), encaminado a la obtención del máximo rendimiento en condiciones de calidad establecidas. Pues bien, en cada una de las fases se han de establecer "controles" siguiendo algunas técnicas:

1º.- Estableciendo estándares.
2º.- Estableciendo procedimientos.
3º.- La formación y el "training".
4º.- Observación y corrección de procesos.
5º.- Establecimiento de registros e informes.
6º.- Control y seguimiento a los empleados.
7º.- Preparación y seguimiento de presupuestos en A&B.

En la próxima entrega, desarrollaremos cada uno de estos puntos.

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