Pregunta 2649 hace 1 semana en Hoteles
Respuesta por José Antonio Fernández de Alarcón Roca hace 1 semana
La aplicación del Real Decreto 933/2021 ha generado incertidumbre en el sector hotelero, especialmente en lo relativo al uso de escáneres para la lectura de documentos de identidad. En los últimos días hemos recibido múltiples consultas sobre si es posible escanear el DNI o pasaporte de los clientes únicamente para agilizar el proceso de registro.
En principio, no se puede escanear ni fotocopiar el documento de identidad del huésped. Para cumplir con el Real Decreto 933/2021, lo único necesario es recoger y conservar ciertos datos concretos (nombre, nacionalidad, número de documento, tipo de documento, fecha de entrada, etc.), durante un plazo de tres años.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha aclarado, en su nota del 17 de junio de 2025, que tomar una imagen completa del documento, aunque sea para extraer datos y luego borrarla, se considera equivalente a hacer una copia, lo cual vulnera el principio de minimización del RGPD.
Ahora bien, solo podría admitirse el uso de un lector OCR si se cumplen todas las siguientes condiciones de forma estricta:
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El sistema debe extraer únicamente los campos exigidos por el Anexo I del R.D. 933/2021.
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La imagen del documento debe ser eliminada de forma inmediata, sin dejar rastro en ningún sistema, backup ni registro de auditoría.
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Debe existir una Evaluación de Impacto (DPIA) que justifique este tratamiento y demuestre que se han aplicado medidas técnicas suficientes.
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El huésped debe estar informado expresamente de esta operación fugaz en la cláusula de privacidad.
En la práctica, la propia AEPD recomienda una vía más sencilla y conforme:
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que el cliente rellene los datos (presencialmente o por vía digital), y
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que el personal del hotel verifique visualmente el documento de identidad, sin hacer copia ni escaneo.
Escanear o fotocopiar el documento de identidad no está permitido salvo que se use un sistema OCR muy específico, que elimine la imagen de inmediato, esté auditado y cuente con una DPIA. En la mayoría de los casos, lo más seguro legalmente es no escanear: basta con recoger los datos necesarios y verificar el documento a la vista.
